第八章　如何在法律文件中准确使用英文

（君合律师事务所　朱核　刘觉西　律师）

朱核

（合伙人）

朱核律师1987年毕业于北京大学法律系，获法学学士学位，同年前往美国留学，1991年获得美国哥伦比亚大学法学院法律博士学位。

朱核律师在商业法、基础建设项目开发、融资及相关的并购方面有多年的专业经验。

朱核律师在中国大陆、香港、台湾和新加坡的跨国并购（包括对内及对外投资）、技术许可、合资及国际商业交易及扩展等方面有丰富的经验。他的业务涉及的行业包括化工、石化、医药、包装、地产、信息技术、互联网、生产行业、橡胶及计算机软件等。他也代表中国公司在海外开发基础设施项目及进行并购。

在2004年加入君合之前，朱核律师曾在几家美国著名律师事务所（如何威、麦坚时、世达）任职，并在纽约、新加坡和香港有十多年的工作经验。

刘觉西

（律师）

刘觉西律师2002年毕业于香港大学，获得法学硕士学位，并于2009年获得美国波士顿学院法学硕士学位。

刘觉西律师主要从事外商投资、公司业务、知识产权法等方面的法律服务，曾全面参与了多个互联网行业的跨国并购，为外商在中国投资和公司运营等事务提供全面的法律服务。刘觉西律师曾作为主要项目成员参与一个11亿美元BOT电厂项目，为中方业主提供全面的法律服务。

非诉讼业务律师在为国外客户提供法律服务时，不可避免需要使用英文起草法律文件。律师能否准确地使用英文直接影响到法律分析内容的传递，进而影响客户对律师信任和信心度的建立。本章主要归纳总结国外客户对法律服务的要求，使用英文起草各类法律文书过程中需要注意的问题，以及英文写作技巧。同时，本章就如何提高英文写作能力提供了资深律师的一些经验和建议。

一、国外客户对法律服务的要求

（一）希望与律师维持长期的合作关系

国外客户如果对选定的律师事务所十分满意，往往不会轻易更换律师事务所，一用就是好几十年，而且把公司所有的事情都交给律所来协调。有很多非常大的国外公司客户，三四十年从来不换律师事务所。针对国外客户的工作也是方方面面，涉及各种各样的业务，不仅有公司业务，也包括诉讼、知识产权。作为一个律师事务所，如果能够和客户维持这样一种长期的关系，对律所增长业务有很大的好处。另外，从律师的个人发展角度看，如果能够比较长期地了解一个公司的经营模式和行业特点，也会发现这是一个很有意义的学习过程。客户与律师之间的合作关系不仅仅是就一个具体的问题由律师给他们研究法规、提出一个法律意见这么简单，而是让律师慢慢熟悉整个公司所属的行业。而且，客户跟律师合作的时间比较长了之后，一般就不会想换律师，因为换律师会增加客户的费用和风险。客户经过这么多年让律师对公司有一定的了解，重新换一个律师，客户还要去培训新的律师去了解公司的情况。这是国外客户的一个明显的特点。

在中国，一个律师事务所里有很多合伙人和律师在同时处理很多客户的很多事情，而在美国某些大型律师事务所的一些合伙人，他们可能执业以来很长时间就主要服务于几家大公司，但是，仅这两三个公司就可以给他带来足够多的业务，让他有很多的律师，都能为他及其客户工作。所以，从这个角度来讲，国内的律师也应该有这个意识，把每一件工作都做好，注重细节，让客户对我们律师的工作质量比较放心，并希望客户以后将有关于中国法的问题都交给我们来处理。

（二）涉外业务律师必须理解英美法中的概念

面对国外客户，工作中需要律师能够理解一些英美法中的概念。国内很多律师都在国外读过书，对英美法有一些了解；另外，即使没留过学的律师，对一些英美法的基本概念在学校里也有一些了解。但泛泛的了解在很多时候是不够的，有时对于具体问题还需要自己主动地有意识地去做一些法律研究，研究客户提出的英美法中的一些法律概念在中国法中究竟对应的是一个什么含义。比如客户提到一个概念的时候，也许这个概念我们不能通过查字典或其他简单途径就能找到对应的中国法律概念，那么它里面的内涵究竟是什么，我们需要通过法律研究去弄清楚。比如说，大家都理解期权（stock option）的含义，但它的一些变种，如很多公司现在推行的一种激励计划叫Restricted Stock Unit（RSU），是什么概念呢？这跟期权有什么不同呢？在中国法下到底应该归到哪一类里呢？再比如，在一个公司并购交易中，客户让我们帮他起草一个地役权协议（easement agreement），涉及在公司并购过程当中，卖方和买方需要有一段过渡期，在这个过渡期内，一个厂房如何给另一个公司的员工提供这种地役权（easement）。这在中国法下的相对应概念可能就是地役权或民法中的相邻关系。律师起草法律文书，最终目的是要提供一个清晰的答案。在这个过程中，律师应该进一步努力地去学习，去查找一些资料，这样的能力是很重要的。对于某个英美法下的法律专有名词的含义，不要想当然，去深入地做一些研究，就会有新的理解。

几年前我们的律师被一个美国律师问到“clawback”的含义。现在这些概念在网上就能很容易地查到。但当时，我们的律师为了理解这个词费了很大的力气。最后通过google查到一个英国律师写了一篇文章，其中用到了这个词。我们写了一封邮件给这个英国律师，问及“clawback”的含义，并获得这位英国律师的详细的回复。“clawback”可以理解为追索权，例如，在合同中，一方（公司的股东或公司的债权人）可以根据clawback条款，追索公司支付给董事或者高级管理人员的巨额工资，如果公司股东或债权人能够证明，该等款项的支付损害了公司履行义务的能力。所以，在回答很多问题的时候必须确切明白了每个词语的含义后，我们才能够准确地对这个问题在中国法的基础上作出回答。

（三）律师要以客户能理解的方式来表述法律意见

面对国外客户，律师在表述一个意见时，不要简单地照抄法条。年轻的律师常常会采用直接引用法规的方式，认为这样表述意见更为准确，但实际上国外客户一般不会耐心地去看律师直接引用的法规。中国的法律经常缺少主语或者某个地方不完整，单独看一句话，国外客户很难理解这里真正的重点或者其所表达的意思。因此，除非客户本身是律师，并且希望仔细探讨某一条中国法律规定，否则一般情况下，律师应该用通俗易懂的语言将法规的意思表达出来。表述要直截了当，而且要让读者把他的角色带进这句话里。

（四）律师与客户的沟通

国外客户特别强调律师跟客户的沟通。公司内部法律顾问常常强调公司外部律师与公司内部的法律顾问要建立起比较密切的联系，公司外部律师应了解客户的需要，要创造出一种沟通的环境，让客户觉得律师是一直在为客户的事情思考，而且律师也一直在想方设法创造渠道和客户进行沟通。

（五）律师应具备的专业素养

国外的律师行业有很长的历史，律师在社会上的作用也非常重要。整个社会、公司及业界均对好的律师的工作有一个类似的标准、统一的要求和期望值。

律师一定要注重细节。一个文件写完之后一定要仔细地阅读，检查每句话会不会有任何含糊，包括标点符号、大小写以及定义的一致性。

律师要对客户提出的问题作出及时、准确的反馈。如果客户就某一项工作明确提出了一个完成工作的期限，律师无论如何都要在这个期限内完成工作。如果存在问题，一定要提前向客户说明。如果到最后一刻才向客户表明无法在期限内完成工作，从专业素养来说，那是没有职业水平的律师的行为。

如果律师离开办公室，一定要设置邮件的自动回复。有的国外客户给律师一个文件，一般都假定律师是看到了的。如果客户发了一个邮件，律师一直没有回复，客户无法了解律师是否在处理这个事情。所以一般来说，应该创造一切可能的办法让客户知道律师的状况。

二、法律文书的写作

（一）了解客户的需求

律师在开始起草法律文件之前，应先了解法律文件的读者是谁，他们有什么专业技能和知识，他们需要的是什么。一般来说，公司网站上有很多有用的信息，包括他们是从事什么行业，同时，律师与客户往来的邮件以及客户提供的公司简介也能提供有用的信息。另外，律师应了解文件的读者是业务人员、公司内部律师，还是外国律师。对于不同的读者，律师起草的法律文件，包括行文的语气都是有差异的。有的公司内部律师专门负责公司的跨国交易，他们的经验不亚于很多专门做并购交易的律师。面对这一类的读者，律师就没有必要花过长的篇幅去向他们解释他们可能已经熟知的问题，如通常的交易结构，资产收购与股权收购的区别，交易是否涉及政府管制，是否涉及反垄断审查，等等。但这一类问题的一般介绍对于一个可能不太有经验或者不太大的公司来说，是非常有价值的。如果读者是客户的业务人员，这些人往往非常繁忙，他们不会有耐心去看一个长篇大论的备忘录。所以对这样的客户来说，应该在文件的开篇提供一个总结性分析或者结论，同时一定要把这个问题简单地给客户概括一下，要让客户在很短的时间内看完你准备的文件，同时一下就能抓住重点。这个对很多年轻律师来说不是很容易，但是可以不断总结经验，在这方面动脑筋，时间长了，自然就会得心应手了。

（二）撰写英文文件的步骤

1．明确问题

首先，律师要把客户提出的问题仔细地读几遍，有一个大致的印象，大致判断一下这项工作要花多少时间，并协调好这项工作与律师手上其他的工作完成的先后次序。有的问题看上去几个小时就能完成，但在深入思考后，律师会发现在短短的时间内根本无法完成。所以，律师在着手开始工作以前，一定要先把问题仔细地读清楚。如果律师对问题的理解存在疑问，必须及时与其他律师或合伙人讨论，看是否需要客户澄清。

其次，律师在收到客户提出的问题时，发现有不清楚的问题应该立刻提出，并且尽量一次把需要了解的问题全部都提出来。有些问题一开始没有问全，到以后开始起草文件的时候才发现可能这个事情还不清楚，这个时候再去向客户提问题容易给客户留下不好的印象。

再者，在回答问题的时候要把每一个要点都答进去。不能想当然认为这个问题客户已经明白了，同时要把不同的要点分开具体回答。

2．答复方式

对于很多客户的一般日常的问题，用邮件与客户交流更为常见。这样也是考虑到客户阅读的方便，因为有些外国客户经常在外出差，他们习惯用Blackberry阅读往来邮件。所以针对客户的一般日常问题，律师可以直截了当用邮件方式回答。但律师应注意，写完邮件后应该使用邮件里面的拼写检查功能检查拼写错误，或者把邮件粘贴到WORD文档里检查拼写、语法错误。对于涉及某个问题比较具体的讨论，行文篇幅较长，分析需要画图予以辅助的，则采用备忘录的形式更为合适。

3．跟进

律师完成法律文件发给客户以后，可以有一些适当的跟进。就某个文件，如果律师需要客户的意见，客户没有给予反馈的，律师可以适当地跟进，询问客户的意见。但一般来说，律师将文件发给客户后，不需要催促客户给予反馈。

（三）邮件、备忘录、法律意见书及合同的英文写作

1．邮件的英文写作

（1）格式

回复客户的邮件不用过分重复他的问题和背景。但是如果这个客户介绍的情况比较混乱，律师可以在前面把客户的问题和背景稍微整理一下，再依次回答客户的问题。每个段落前面都应该有一个标题。格式上，律师写邮件也要把它当成备忘录一样以相同的重视程度去写，问题都要写清楚。

（2）注意事项

1）解释和说明（Cover Notes）

有时给客户的邮件不是直接回答问题，而只是解释和说明，如律师修改客户提交的合同后，在邮件中就所作出的修改进行解释和说明。国外客户或美国律师都非常注意律师的解释和说明。即使问题已经在邮件的附件，即合同修改稿，中说清楚了，律师还是需要在邮件中对问题进行解释和说明。因为让律师修改合同的客户往往是公司的内部法律顾问，也有可能是外国律师。合同中的条款公司用了很多年，是基于国外的或公司的标准起草的条款，客户一般不希望律师做大量的修改，如果确实有修改的必要，律师要给客户理由。修改的理由当然也可以写在附件里，但是最好还在邮件里面给客户概括地说明一下。有的时候，客户询问律师对合同的意见，并不一定要求律师直接修改合同。在这种情况下，律师只需要向客户提出意见，指出问题，提供建议。这一类的审阅合同的意见，一般来说需要写有四个部分。第一，律师审阅了什么文件；第二，该合同是否违反中国法，对合同的可行性做一个整体的判断；第三，提出对合同的整体意见（general comments）；第四，按合同条款顺序提出与条款相关的具体意见。

又如，我们给客户准备一些申请文件，这些文件包括递交审批机关的文件以及工商局的文件。律师给了客户十几个附件，让总公司去签字。律师可以在Cover Notes里笼统地说一下每个文件签几份，怎么签，律师也可以很耐心地跟客户说，这个附件包含十个文件，题目是什么，是中文还是英文，客户是应该中英文都签，还是英文只是一个仅供参考的翻译件，文件签几份，签名应该签在第几页。这些应该在Cover Notes写得非常详细。好的律师碰到这种情况就会很仔细，客户也会非常认可律师花时间把这个问题写清楚，让他的法律部门工作更便利。

2）根据客户要求回答问题

有的时候，客户问一些问题，希望律师直接回答“是”或“否”，这种情况下，律师不要进行过多的法律分析。如果答案是明确的，可以直接给客户明确的答复。

另一种情况是外国客户提出问题时，希望律师能帮助他理解为什么会有这些问题出现，并且希望律师能够理解他们的思路，并结合中国的法律和具体实践操作把这个问题讲明白。例如曾经有美国客户问中国增值税法规变化的问题。因为该客户的中国业务管理人向客户报告有关增值税的变化，而美国没有增值税，很多美国客户都不太能理解增值税的概念。这种情况下，作为中国律师就应该把背景情况，以及政策法规都向客户介绍一下，以客户能理解的方式把问题写清楚。

3）注意人称的使用

有时中国人看外国人的名字，无法判断对方的性别，如果很冒昧地称呼对方Mr.，但后来发现对方其实是一位女士，则会出现不必要的尴尬。美国人都比较喜欢直接称呼对方的名字（first name），这样的好处是避免尴尬。如果客户的文化比较喜欢直接称呼名字，则律师可以直接在邮件开篇称呼对方的名字，可以用“dear”或者“Hi”。但中国人或日本人一般不习惯直呼对方名字。欧洲的习惯也可能不一样。另外，如果律师的邮件是写给客户的，可以称客户的公司为“your company”。但如果邮件是提交给负责这项工作的合伙人的，称客户为“your company”就不合适，应该直接写客户的名字。再者，人称要注意前后一致。

4）行文的语气

律师写邮件要注意行文的语气。有的用词在西方人看来是很不合适的，但由于文化上的差异，中国人不会有很明显的感觉。比如，用“I assume you understand”，这在西方人看来是非常傲慢的语气，但中国人就不大会有这样的感觉。再比如，律师告诉客户三天以内给客户回复，末了写“I hope that is fine with you”，也是不礼貌的，这让客户感觉是让客户配合律师的时间安排。换一种表述，就会让客户看起来有不同的感受。律师可以说，我们预计在什么时间给客户回复，但如果客户有特别紧急的情况的，请告诉我们，诸如此类。行文语气的把握对年轻律师来说并不容易，尤其是我们的母语不是英语，这需要在写的过程中慢慢感受、逐渐积累。

2．备忘录的英文写作

（1）重要性

律师向客户出具法律备忘录，提供意见和答案，是需要承担责任的，因此法律研究一定要做到位，意见表达一定要准确。

（2）备忘录的架构

备忘录与邮件不同，备忘录是一个独立的文件，比较完整，前因后果都介绍得比较清楚。写邮件一般直接回复客户提出的问题，所以不必交代太多的背景，写备忘录有一个好处，律师可以在备忘录的正文里或者是在附件里，使用图表、结构图、比较表，以及法规目录等。另外，律师在起草备忘录时可以使用脚注解释很多问题。下面简单介绍一下备忘录大致的结构和组成部分。

首先，对问题的背景进行简要的介绍。律师可以在这一部分内容定义一些专有名词，比如，公司名称，备忘录需要引用的法律名称等。另外，律师可以将备忘录的全文概要放在这一部分。如果备忘录是针对某一法律问题，那么该法律问题也应该在这个部分提出。第二部分介绍备忘录涉及的法律法规。一般来说，律师要避免直接引用法规的语言，应该用自己的话做一些调整，使法规语言通俗易懂。下一步是分析，是备忘录最重要的一部分。有的律师在分析一些比较简单的问题时，就很容易把这一步忽略掉。因为这些律师认为他已经把法规的规定写出来了，答案已经显而易见了。但实际上，律师把法规写出来以后，还要加一句推论的结果。这句话其实并不多余，因为有的话虽然显而易见，但是如果写上去就会有一个完整的逻辑分析的过程。结论部分可以放在备忘录的前面，也可以放在最后。如果律师希望一开始就给客户一个明确的答案，则可以将结论放在备忘录的前面。

如果备忘录的篇幅较长，一定要避免有过长的段落。律师一般应在意思有变化的时候分段。文章比较长的时候，应该加一个小标题，这样也是为读者考虑，让读者明白律师这一大段内容都是在写什么。另外，要避免过长、过于啰唆的句子。读者都喜欢简单明了的句子。

例如，如果律师需要表达这件事情应该这样做，因为什么，而这个“因为”要说清楚需要很长的句子，那么律师可以考虑用（a）、（b）、（c）这样的序号把这个长句子分开，以便于理解。

一句话如果有不同意思，可以分开用独立的句子写，句子与句子之间可以用一些连接词，例如“therefore”、“however”、“nevertheless”。正确地使用连词，能够体现律师分析整体的逻辑性。外国人的思维方式要求律师的逻辑分析具有连贯性，律师在分析过程中不能省略推理过程中的任何一个环节，否则国外客户无法理解结论是如何推导出来的。

（3）注意事项

1）注意用语言保护自己

以电话咨询为例，实践中经常会遇到法律规定不清楚、不一致、有漏洞的情况，需要电话咨询主管机关。但电话咨询结果一般不能在备忘录中直接写为我们的结论，回答的官员往往说的是个人意见，不代表官方口径，不同时间咨询、不同人回答结果可能不一致。因此律师需要用语言保护自己，不能说得太过绝对。在备忘录中表述电话咨询结果时，应写明：（1）为匿名口头电话咨询（因为一般未经过客户允许，不能披露客户的名称）；（2）中国法律没有明确规定，对此问题不同的官员可能有不同意见；（3）在实际操作中、地方执行上可能有变化；（4）需要以最后实际办理为准。

2）注意阅读对象

如果备忘录的阅读对象是业务人员，需多交代前因后果，少用法律术语，必须用时，应适当解释其含义。如果是公司内部法律顾问，不需要过多解释基础问题，不要让人家觉得你视人家一无所知，但需要注意他对中国法律及操作程序的了解程度。

3）完整回答问题

需要考虑客户提问背后的意图，在解答完客户的问题后，是否根据你的回答而产生新的问题。如果给客户提供了一个备忘录，客户回复又提出了五个问题，都是这个备忘录的分析和答案引起的，这就意味着你的备忘录写得不到位。因此应当解答可能直接引出的进一步的问题，但要适度。

4）注意保持一致性

有些项目期限比较长，提供意见，需要注意前后一致。例如，3月份写的备忘录，到8月份再写备忘录，涉及同一问题时，应当前后一致。

5）需要考虑解决办法

备忘录可分为分析型的与回答型的。无论哪种类型，在回答“是”或“否”之后，还应考虑可能的解决办法。对于比较陌生的客户，可以告诉他，目前的方式按照中国法行不通，但我们可能找到更好的解决办法，如果有兴趣，我们可以继续帮你分析，在客户指示之后，再继续工作。

6）语气及用词

一般而言，备忘录语言要正式，语气要中立、客气，不要有攻击性（aggressive），意思要准确。

［例1］

（a）提醒客户注意，用“please be reminded…”就不够客气，可以说“please note…”。

（b）对客户，不要过多使用“you shall…”, “you must…”之类不太客气的语气，可以用“it would be advisable…”。

（c）如果是想简单叙述一些法律基本要求，例如，要求客户提交文件，或者与第三方签署一个合同，可以考虑使用“required”, “ need to”，或者“should do”。如果要给客户提建议，可以说“we suggest”；如果要再客气一点，也可以说“your company wish to”。

［例2］

几个经常使用但需要区分含义的用法：

（a）“according to”与“in accordance with”

“according to…”意思是“据……说”，但引者不确认说的内容是否真实，比如“根据美联社的报道…… ”；“in accordance with…”是“根据……”。说根据某法律的规定，用according to就欠妥，可以用in accordance with。

（b）requirement与request

注意区别requirement与request。法律上、客观上的要求可以用requirement。request是指请求，可以用per your request等。

（c）commission与committee

注意区别commission与committee的含义。committee是指机构中的一个委员会。commission是某一机构，部委。

（d）equity和share

股权应翻译成equity或equity interest，而不是share，除非是一个股份有限公司，股权占多少份额，股权可以用share。对于股东的翻译，通行做法还是将股东统称为shareholder。

［例3］

比较常见的语法和用词错误：

（a）conversation意思是聊天，备忘录以及工作记录中均应该用discussion之类的词比较合适。

（b）evidence，equipment等词是没有复数的，很多人会犯加“s”的错误。

（c）此外，注意语法是否正确。如：Judging from the evidence，the case has no merits，这是错句，主语与分词的关系不对，judging只能由人来完成。此句可以改为Judging from the evidence，I am of the view that the case has no merits.

备忘录的句式主要是分析，常用让步、条件从句，例如，given that，notwithstanding等。

3．法律意见书的英文写作

（1）重要性

应认识到法律意见书的重要性。出具错误意见，律师事务所是要承担责任的。例如某收购土地的项目，银行以法律意见书为放款条件。在做尽职调查的时候，没有发现土地存在抵押，但是在交割的时候，卖方已在土地上设了抵押，而在交割的时候没有再核查就出具无保留的法律意见书。这是严重的失职。

（2）注意语言的精确性

法律意见书需要下结论，多数是结论性的意见的文件而非分析式的文件，因此要更加注意语言的精确性，注意保护自己。

同样的意思，可以通过使用限定性的词语（qualifying words）的方式来强化或弱化含义。比如：“We are not aware of any published PRC law that explicitly prohibits the transaction.”此句中对“中国法律”加入了几个条件：“公开的”、“非常明确的禁止此交易的”。也可以通过双重否定来弱化直接结论，比如：“We have no reason to believe that he is not correct. ”

此外，需要在法律意见书中设定限制条件。例如，在开头写明subject to what condition，…起码要包括以下内容：调查结果基于对方提供的材料，假设这些材料是真实的，是跟原件一致的等前提条件。

4．合同的英文写作

（1）重要性

作为非诉讼业务的公司律师，能否起草好合同，直接反映了律师的基本功，也是技术上反映律师执业熟练程度的基本标志。合同签署后，虽然可能90％都会搁置一边，不会再有人查阅。但是，作为律师，需要抱着每一条款都可能被质疑的心态去起草合同。合同从初稿到定稿，应当严格把关，反复推敲，要经得起考验。好的合同不仅可避免争议，同时也能在出现争议及问题时提供答案。

（2）注意事项

律师起草英文合同，弄懂其规范的商业交易的方方面面是前提。此外，需要特别思考文字字面含义与字面背后的含义，以及各条款之间内在的逻辑关系。需注意以下两个技术方面：

1）文字问题

合同的句式有陈述句式、否定句式等。合同语言要精练、准确，句子和用语不能有多种解释。合同语言应当是律师的语言。

［例4］

“营业执照出具后30天内付款”应如何翻译？

（a）Payment shall be made via transfer of immediately available funds on or before the day that is the 30th of the day on which the business license is issued．句子啰唆，但很准确。

（b）Payment shall be made within 30 days after the issuance of the business license．从中文逻辑看，意思是对的，但从英文看，after指示不清，是指哪一天起算的之后，没有说清楚。

正确的说法，应为Payment shall be made within（or of）30 days of the issuance of the business license.

要写好英文法律文件，对于没有在国外留学的律师，也完全可以做到，只要自己多研究总结。市面上可以找到许多合同范本，各律所的文件会有各自的风格，有的比较繁复，有的比较简练，有的倾向于口语化，细读仍有共通之处。律师可以找几个好的合同范本，研究并总结语言结构。

2）逻辑问题

律师起草合同需要把合同条款之间的逻辑关系，以及内在的没有写在字面上的含义理清，30多页合同，可能需要130页以上的文字才能解释清楚。如何通过30多页的文字，做到条款、段落之间没有漏洞、没有矛盾，包含130页的通俗文字才能解释明白的内容，是很不容易的。合同修改的次数越多，越会发现其复杂性，要穷尽你的思维，脑子要钻进去。起草合同，类似下棋，要提前考虑下面双方的几步走法，写合同，要考虑到方方面面的可能性。要思考在条款的表述上，是否已顾及到了各种可能性，要从对方可能企图钻各种空子的角度出发。当然任何合同条款都不可能穷尽各种可能性，但需要结合本商业交易，涵盖主要的情况，不能有大的漏洞。

此外，要注意交叉引用的逻辑关系。很多美国律所习惯使用交叉引用（例如，Subject to Article 5.2.5 and Article 8.2.6…；Notwithstanding the provision in Section 3.5…）。律师需要弄清引用条款之间相互作用时的逻辑关系。

三、英文写作技巧

（一）准确的语言、清晰简洁的表述

“There are two things wrong with almost all legal writing. One is the style. The other is its content.”

—Rodell, Goodbye to Law Reviews

法律文件的起草有以下几个目的：（1）结合法律和事实；（2）起草一份综合全面的，并与口头协议一致的记录；（3）定义目前及将来各当事方之间的权利和义务；（4）当事人能够看懂法律文件所表达的意思；（5）法律文件必须具有可执行性。

要实现以上文件起草的目的，律师应该使用准确的语言和法律术语，语言的表述必须尽可能地清晰、简洁。

1．使用通俗易懂的法律语言（Plain English）

（1）在英美法体系中，传统的／晦涩难懂的法律语言和通俗易懂的法律语言（Plain English），哪个更优？通俗易懂的法律语言更优。原因如下：

（a）节约时间：使用通俗易懂的语言，易于起草和阅读，客户对法律文件提出的问题也相应减少；

（b）更易于暴露文件的错误和不一致，因为错误和不一致往往容易隐藏在晦涩难懂的传统法律语言中；

（c）消除与传统法律语言相关的障碍：传统的法律语言让人感觉害怕和疏远；

（d）便于非法律专业的读者阅读：受法律文件约束的当事方有权根据他们自己对法律文件的理解，了解他们的权利和义务。

（2）通俗易懂的法律语言有如下特点：

（a）使用主动语态的句子；

（b）使用短句：用标点符号将复杂的长句断开；

（c）避免使用行业专用词语或句子；

（d）全文架构（包括段落、字体、行距）清晰明了；

（e）避免主语和谓语、谓语和宾语之间距离过长；

（f）避免冗长的表述，使用准确的表述；

（g）结构具有逻辑性；

（h）避免古老的英文语言。

（3）使用通俗语言起草法律文件的技巧：

（a）避免古老和不必要的复杂词语，如：“hereto”, “aforesaid”；

（b）避免使用不同的词语描述同一个概念，如：“do and perform”, “sell and assign”；

（c）避免基于类似的原因使用同义词，如：“No person shall prune, cut, carry away, pull up, dig, fell…”；

（d）可以使用动词表达同一个意思时，则避免使用名词。如：使用“deciding”，而不是“making a decision”；使用“resolving”，而不是“passing a resolution”；

（e）使用现在时和主动语态；

（f）避免使用分裂不定式，如：“be sure to promptly reply”应改为“be sure to reply promptly”；

（g）避免在一个句子中使用多重否定，如：“The project will not be approved unless all requirements are met.”应该改为“The project will be approved only if the requirements are met”；

（h）避免使用“除外”的表述，如：“All person except those 18 or older…”应该改为“Each person under 18…”；

（i）避免使用冗长的表述，如：用“how”代替“as to the manner in which”，用“in”代替“contained herein”，用“because”代替“due to the fact that”，用“if”代替“in the event that”，用“we have received”代替“we hereby confirm that we are in receipt of the following”；

（j）避免使用拉丁文，如：“mutadis mutandis”, “inter alia”；

（k）律师在文件中表述一个现有句子的附带条件时需要格外小心。理论上，附带条件是对前一个句子的限定。在实践当中，附带条件也常常用于增加一个新的义务，或者一个新的信息；如果是这样，表述尽可能使用一个独立的句子（以“where”或者“if”开头），而不是在现有句子后面加上“provided that”。

2．避免歧义（Ambiguity）

当同一个词语出现不同的理解时，会出现歧义。一份法律文件从另一种语言翻译过来时，也可能产生歧义。律师在起草文件时，一定要注意避免歧义。

（1）名词复数的使用

在文件中使用名词复数，有可能产生一种不确定性：一个群体的成员必须一致行动，还是可以单独行动？如：“The purchasers shall notify the vendor…”，这里表达的意思是所有买方必须一致行动，还是可以单独行动通知卖方？若表示买方一致行动，可表述为“The purchasers shall jointly notify the vendor…”；若表示买方可以单独行动，可表述为“Each purchaser shall notify the vendor…”。

（2）“and”的使用

“and”的使用并非一定产生歧义，如：“A and B are corporations of C”，这句话就不存在歧义。但是与名词复数的使用类似，不恰当地使用“and”也容易产生歧义。如：“A and B must notify C…”，这里是指A和B一致行动，还是指A和B可以各自行动？又例如：“temporary and part-time employees”，这里是指两个类别的员工（temporary employees和part-time employees），还是指有一个类别的员工既是temporary employees，同时也是part-time employees？

当“and”用于表达决定权，而非义务时，更容易产生歧义。如：“A and B may notify C”，这里是指A和B一致行动时，可以自主决定通知C，还是A和B各自可自主决定是否通知C？再例如：“A may sell assets and make capital expenditures”，这里A是否有权单独就“sell assets”（或“make capital expenditures”）作出决定？若表示A有权单独就“sell assets”（或“make capital expenditures”）作出决定，可表述为“A may sell assets and/or make capital expenditures”。

（3）“or”的使用

“temporary or part-time employees”既可以理解为temporary employees，或者part-time employees，或者兼有temporary和part-time两种性质的employees；这一表述也可以理解为temporary employees，或者part-time employees，但不包括兼有temporary和part-time两种性质的employees。

（4）“shall”的使用

“shall”有两种含义：（1）接受一项义务；（2）意指将来。为避免歧义，可以用“must”表示义务，用“will”表示将来。

（5）“may”的使用

“may”有两种含义：（1）允许一方做某事；（2）意指某事情发生的可能性。某些情况下，应以“will”替代“may”，如：“A will purchases shares from B”。

（6）“should”的使用

“should”有两种含义：（1）可能；（2）必须。在法律文件中使用“should”则容易产生歧义。如：“If A breaches provision x, A should compensate B”，这里“should”意指“可能”还是“必须”？因此，在有其他用词选择的情况下，法律文件中要避免使用“should”。

（7）词语顺序

避免错误放置修饰词，如：“A saw B walking down the street”，这里是A还是B“walking down the street”？若表示A“walking down the street”，应表述为“A, walking down the street, saw B.”；若表示B“walking down the street”，应表述为“A saw B，who is walking down the street.”

避免把前置词语放在一起，如：“Each subscriber to a newspaper in New York”，这里是指报纸的定购人在纽约，还是指一份纽约的报纸？这句话应该改为：“Each newspaper subscriber in New York”。

（8）其他注意事项

避免指向不明的代词。如：“when an assistant is appointed, he or she shall…”，应该改为：“when an assistant is appointed, the assistant shall…”

3．避免意思含糊不清（Vagueness）

如果词语不准确，同样会产生不同的理解。这一类的情况在法律文件的起草中比较常见，并且不容易把握。

［例5］

“endeavours”（or“efforts”）是法律文件中比较常用的词语。这个词不是指一个严格的责任。“endeavours”从严到宽，有以下的表述方式：

—best endeavours

—all reasonable endeavours

—reasonable endeavours

（a）“best endeavours”

对于“best endeavours”的含义，存在大量的案例和解释。一般来说，其指尽一方最大努力的义务，另外，也可以指一方采取在其权力范围内的所有行动。义务的对象必须明确。如：“best endeavours to obtain export license”的对象是明确的。相反，“using best endeavours merely to agree”与“undertaking to agree”的意思一样，该义务所指向的对象是不明确的。

（b）“（all）reasonable endeavours”

相比“best endeavours”, “reasonable endeavours”的责任较轻，判断是否违反这一义务，标准与过错（negligence）相似。“all reasonable endeavours”与“reasonable endeavours”之间不存在重大区别。

4．慎用“Good Faith”（善意）

“A duty to negotiate in good faith is unworkable in practice, as inconsistent with negotiating parties’ pursuit of their own interest.”

—Per Lord Ackner, Walford v Miles

“good faith”的使用并不能使法律文件中的义务更加明确。“good faith”更常见于合作协议，而不是利益对立的谈判。但是，律师应当注意“good faith”在中国法下的特别含义。

（二）结构合理、逻辑严谨

1．文件架构

律师起草法律文件应该将文件视为一个整体。条款与条款之间，段落与段落之间的逻辑关系必须合理、流畅。如果可能，重要和频繁出现的条款应该出现在非重要或不太频繁出现的条款前面。尽量保持文件的简洁，文件应该只包括与交易相关的必要条款。应使用标题引导读者；如果对文件的理解有帮助，可以使用图表和表格；应该将标准条款放在文件最后。

2．条款

一般而言，法律文件的条款大致包括如下内容：（1）背景：文件条款适用的背景情况；（2）条件：文件条款适用的前提条件；（3）对象：谁有权利行动，或有义务行动；（4）行动：行动的对象是什么。

3．定义

使用独立的定义条款。定义可以是包含式的，例如：“Land includes…”，或者是穷尽式的，例如：“Land means…”。在定义条款中定义的词语含义与其通常的含义不同时，需要格外小心。

定义条款时：（1）尽量直接使用当事方名称（而非甲方、乙方，等等）；（2）避免过多的缩写；（3）避免定义不常出现的名词；（4）避免在定义条款中约定实质性条款；（5）可以在实质性条款中定义词语（defining terms “on site”）；（6）避免重复。

［例6］

下面是在实质性条款中定义词语的例子：

“Indemnity Amounts”has the meaning given in Clause 5.5 of this Agreement….

5.5 The sum of the amounts determined by Acme and payable under this Clause 5 is referred to as the“Indemnity Amounts”and shall be paid by River Bank to Acme in accordance with Clause 7 below or, in the event that No Final Shortfall Amount is payable, within 7 （seven）Business Days after River Bank receives a demand in writing from Acme.

有的时候，可以通过排除另一个概念的方式定义词语。“PRC Commercial Bank”means a commercial bank established in the PRC （other than a Foreign Invested Bank）.

“Foreign Invested Bank”means any bank that is established in the PRC and is owned, as to twenty-five per cent.（25％）or more of its equity interest, by one（1）or more entities established outside the PRC.

4．时间

在合同中明确时间可以最大程度地避免合同当事方之间的误解。避免含糊的表述（例如：“forthwith”, “immediately”, “as soon as possible”或者“within a reasonable time”）。尽可能将行为发生的期限准确至“日”或“月”。明确期限的开始或结束要格外小心，类似“by”, “from”或“until”这样的词语可能会产生歧义。

（三）明确主语

中国的法条经常没有主语，如果要去翻译法律规定的话经常会觉得不知道主语是谁，所以律师起草法律文件的时候就要尽量把这个主语补充上。比如外国投资者应该如何，或者买方卖方，如果律师知道主语的话都应该补充出来。

［例7］

我们看这个例子，第一个和第二个哪个更好？

a. Regardless of Client's preparation of information, packaging and labeling of products in accordance with this information does not constitute Client's assumption of product responsibility. Further, no warranty, expressed or implied, arises from technical information that either the distributor or any successor of the distributor as defined by the Agreement places on the labels.

b. Although the information is prepared by Client, Client does not assume responsibility for products that are packaged and labeled in accordance with this information. Further, Client will not be deemed to have made any warranty, expressed or implied, about technical information which has been placed on the labels by the distributor or by any successor of the distributor as defined by the Agreement.

第二个的写法是更好的。大家看第一个的主语，是“packaging and labeling of products”，我们很有可能这样写，因为这很有可能就是法条的原话。但是律师应该把它变成对客户说出来的话，将“client”变为第一主语，这样客户会觉得律师是在跟他说话。这个主语要跟client有关系，大家都会从自己的角度，要写到自己才会觉得这件事情跟自己有关系。所以这个例子告诉我们，读者通常会从角色来理解这句话的意思，而角色经常是在主语中出现，应该想办法把主语写成这句话强调的对象。如果律师不确定客户是哪个角色，可以推而广之说company，或owner，或tax payer之类。律师要让客户找得到他是这句话所说的对象。Law provides that foreign investors…就可以改为under Law, foreign investors…

（四）有效传递信息

英文写作的另一个要点是文书写作应实现传递重要信息的效果。

［例8］

下面这些标题，前几个就是简单地把信息表达出来了，但是最后一句话就能让读者体会到有一个针对性的重要信息在里面。

a. Court's preliminary holding In Re: Compu-drive.

b. Court offers preliminary interpretations of Directive 26/871.

c. Court issues holding on trade marks.

d. Court clarifies protections for trademark rights.

e. Court rules on exhaustion of trade mark rights.

f. Court says contract restrictions did not preserve trademark rights.

这样对于读者来说他就觉得你给他提出了一个问题，而且还传达了一个重要信息。

（五）重点突出

英文一般将它的注意力放在句尾提供的信息。不同的说法对客户的吸引程度其实是不一样的，强调的内容应该放在后面，用but等连接词来调整它的语序。

［例9］

a. The process of equity offers a significant chance for recovery, but we must admit that there are added risks given that the court is likely to be sympathetic to the opposing side's situation.

b. Although the court is likely to be sympathetic to the defendant's situation, there is a significant chance for recovery by using the process of equity.

四、如何提高英文写作能力

（一）多写

将起草的文件初稿让合伙人或高年级律师或母语为英语的实习生修改后，再对照学习、体会；注意总结，经常比较英文好的资深律师或合伙人最终发给客户的定稿与自己为其起草的文件初稿之间的差异，才能快速提高。事实上，常用的英文法律句式不过几十种，熟练掌握后，写起来就得心应手了。

（二）参考范本

律师职业以前是学徒制，有一个路数。以合同为例，起草合同时，手头至少需要有三个比较好的类似范本。如果有一个是标准文本，还需要比较其他文本有什么不同；然后看合同里怎么说，如开场白怎么说，结束怎么说，中间怎么去分析，权利义务怎样写会比较清楚。从参考范本中要既能学到怎么去做法律文件，又能在英文上有所提高。

（三）参考正确的英文翻译

主要是指在备忘录中需要引用法律的场合。法律法规已经有翻译的，可以参考。但要注意翻译的准确性，最好用国外法律刊物的新法规翻译，如China Law & Practice，CCH等，他们都是国外的大所翻译的，质量有保证。

（四）利用所内资源

充分利用律师事务所的资源。很多律师事务所每年都有讲座，国外律师、所内合伙人做的讲座。律师应注意定期搜集、整理这些资源。英语水平提高是一个长久的过程，律师大概需要三到五年的努力，对使用英语的方法和技巧就可能掌握得比较好了。

（五）向国外律师事务所学习

新律师就是学徒，例如英国的律师行Clifford Chance有个传统，新来的律师都要坐在一个高年级律师或合伙人旁边，看合伙人在做什么。这就是一个学习的过程，看他怎样找文件，怎样接电话，怎样发脾气等，观察整个过程。国外律师事务所写的邮件、出具的法律意见、起草的合同等，都是可以学习的素材。看多了，就会感受到一个通行的表达方式，如邮件开头怎么写，结尾怎么写。很多表达都是一个职业的问题，都有一个标准的表达方式。这无涉正确问题，但涉及是否职业的问题。

（六）有计划地学习

律师一忙起来，可能就很少考虑到英语学习了。这就需要一个自律的能力。如果你把英文看作涉外工作一个很重要的因素的话，每个人都应该有个计划，想在这方面有一个怎样的提高。研究被修改后的文本，多收集范本很有帮助。合同就是一个八股模式，内容、性质可能不一样，但结构基本相同。有些标准句子，最好背下来。多看合同，喜欢看好的合同或备忘录，应该作为一个爱好来养成。兴趣是很重要的，因为首先是开心；其次，有兴趣的人他动脑筋了，会琢磨，会产生第六感，领悟力比较强。看了以后就一定要用。需要花时间有计划地去实践。现实中有些错误是重复性的，主要原因是没有计划去反复回顾，修正。法律中的很多表达其实都是定型的，就是这么一个规矩。

（七）养成良好的习惯

法律中很多东西都是重复性的。律师需要养成一些职业习惯。如法律研究中，得到答案需要经过哪些步骤，都是有套路的。对英文写作，习惯非常重要，需要自律。用英文写的时候，要比用中文写更专心。不管是写电子邮件还是备忘录或合同，一定要看两三遍。一方面是调整思维和表述，另一方面是看英文是否正确通顺。牢记：拼写错误是大忌。一个律师让一个高级律师或客户去做拼写检查，说明这个律师是有问题的。首先是当律师有问题；另外是不尊重别人，没有一个良好的习惯。自己进行拼写检查其实花不了太多时间，这是一个习惯的问题，大家都要养成这个习惯。千万别以为把一个字拼错了仅仅是个错字，别人会给我改过来，反正客户也不会在乎的。错字一定会影响文件的阅读是否赏心悦目，也可能会影响对文字的理解。如果文本发送对象是国外客户的法律部人员，错字多了以后，他就对你失去信心了。失去信心并不是因为你的英文不好，毕竟英文不是我们的母语。而是转而对你的分析开始失去信心了。因为错字多了他看不懂你的内容，而对你的内容产生质疑的话，这就是很大的问题了，也是我们所担心的。养成好的习惯后，很多错误都可以避免。

做一个好律师，写好一份英文法律文件，除了掌握写作技巧，还取决于工作态度，如果起草文件只是为完成任务，这样的心态很难做好工作。律师应当从客户的角度考虑如何看待这项工作，而不是简单地完成任务，凑足工作小时。在工作中，无论是面对客户，还是与合伙人或高年级律师合作，律师都应当考虑是否穷尽了分析方法，让客户、合作的合伙人、律师能觉得最方便。总之，律师是与人打交道，不是单纯的技术工作，需要时时从客户的角度考虑问题。