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我建议你留出一大块完整的时间来启动这一管理计划，给自己安排一个独立的工作区域，注意要有空间，并配备必要的家具和工具。如果你的工作区安排的恰如其分，简单高效，这就能够大大减少处理事务时内心深处潜在的抵触情结，甚至它还会把你吸引到桌边，有效地加快你的工作节奏。对于大多数人来说，比较理想的时间段应该是连续的两个整天。如果你抽不出这么长的时间，千万不要因此一再推迟你的行动，我所建议的任何行动都将让你受益匪浅，而且不论你投入的时间多少。实施完整的收集过程将占用你6个小时或者更多时间。而对于那些你希望使之具体化的事务来说，进行加工处理并决定下一步的行动，可能又将不知不觉花去8个小时。
对于我来说，同一位专业人士一起工作的最理想的时间段是在周未或者节假日。因为在此期期间，外界的干扰最少。如果我选择在某一个典型的工作日同某人传布的话，首先，我们将确认在这一天中没有任何预定的会议；我们不会受到任何事情的打扰，出现紧急情况；所有的电话都转接到语音信箱，或者先由秘书刻录下来，在中间休息时，交给我浏览和处理。我并不建议你用下班后的时间来处理这些事情。因为这往往意味着体力严重不支，而且很有可能误了别的事情。
我接触过许许多多的管理人员，对于他们来说，连续两个整天中断工作是执行整个计划过程中最为、最难以忍受的部分。他们必须时刻地周旋于各种会议之间，忙于与方方面面的交流接洽。若要求他们放弃这些无法避免的工作，实在是极为困难的。这就是我们为往往选择周未时间的原因了。如果你的办公地点是在一个开放式的隔断里或者办公室内，如果你希望在一个普通的工作日中留出大块充裕的时间，你将面临更大的挑战。
这并不是因为程序本身是多么的“神圣不可侵犯”，而仅仅是因为人们要耗费巨大的精力和心智来收集处理如此多的尚未解决的事情，尤其是当它们长期以来一直徘徊于这种“开放的”、“悬而未决”或者“陷入困境”的状态时。任何中断都意味着解决该问题的时间将会加倍地啬。如果你能够在某一个有限的时间内解决某个问题，那么，它会让你感受到自己的控制能力空前提高，并且体验到一种强烈的成就感，从而激发并开启你那蕴含丰富创造力的宝库。日后，你便能够利用各种工作之间的短暂间隙不断地维护这个系统。
专门空出两天时间来处理这个过程，对于你的工作效率和精神健康而言，都将具有成倍的价值。
确定空间
你需要确定一个具体的地点来充当处理事务的中心区域。如果在你的工作场所已经拥有了一张办公桌和相应的办公空间，这大概是最佳的起点了。如果你在家中办公，那么显而易见，这将是你最主要的办公场所。如果你在这两处都已经拥有办事的空间了，你会希望在这两个地点建立起统一的可以交替使用的运作体系。
构成一个工作空间的最基本要素，仅仅是一个用于书写的桌面及一个可能存放工作篮的空间。有一些人，如一个机械修理店的工头、一个在医院新招的搞坏或者是你小孩的保姆，拥有这些条件也就绰绰有余了。当然对于大多数专业人士来说，这个书桌还将进一步的扩展，包括一部电话，一部电脑，一个资料架、文件夹以及架子等。有的人还可能需要传真机、打印机、录像机，或者多媒体会议设备等。某些一丝不苟、严谨有序的人还希望放置一些运动健身器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。
工作空间的实用性是至关重要的。如果你还没有一个这样的工作空间和工作篮，现在马上动手安排。这也同样适用于学生，家族主妇和退休者。每一个人都必须建立一个具体的控制中心，以便处理一切事务。
如果我必须在几分钟内建立一个紧急的工作区域，我首先会买一扇门，把它架在两头各有两层抽屉的文件柜上（一边一个，这就是我在家中的基地了（如果我能够抽出时间坐下来的话，我还要买一个小凳子）。信不信由你，我曾经去过几个经理的豪华办公室，都没有我上面建立的区域那样实用。（很想知道这个门是怎么放的）
如果你出去上班，在家里，你仍然需要一个空间
千成不要吝惜在家中的工作空间。通过实施这个计划，你将会发现在家里建立起一个同办公室一致的工作环境是多么的重要啊！我接触过很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起一模一样的工作基地后，立刻受益匪浅。如果你同他们的情况类似，花上一个周未的时间在家时打造一个工作区域，这对于组织管理自己的生活来说，将是一个重大的变革。
你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中。
在交通环节中的办公空间
如果你是一个频繁出差在外的生意人，或者过着一种流动性的生活，需要到处奔波，你还需要在路途中配备一个高效的微型办公室。这常常包括一个公文包，背包或者一个小书包，并配有一层层文件夹以便于携带的办公用品。
很多人丧失掉了一些重要的工作机会，就是因为他们没有随身准备好必要的办公设备，结果无法有交待利用起零散时间。一个运行良好的管理模式，一些得心应手的工具，加之连接住所和工作地点之间的完善体系，这三者结合，就可以使你的旅程变得富有成效。
千万不要吝惜空间！
拥有自己的工作空间是极其必要的，或者至少拥有一个独立的工作和处理文件的场所。我结识了许多已婚夫妇，他们为家中惟一的一张写字台你争我抢。而当他们在家中又增添了一个办公空间后，发现结果真的是天壤之别。这样做法并没有产生他们想像的那种隔阂，反而减轻了管理共同生活时对夫妻关系所产生压力。有一对夫妇甚至在厨房也配备了一个迷你工作台，这样留在家里照顾小孩的妈妈也能同时兼顾到工作。
某些机构对‘住旅馆’这个概念情有独钟，即要求人们创造一种流动的，严谨有序的工作站。这样无论什么时候，在公司的任何一处场所他们都能够立即“插上电源”，动作起来。对于这一概念在实践中将会取得什么样的成效，我表示怀疑。我的一位朋友在华盛顿的一家政府机构就职。他也参与了建立这种“未来办公室”模式的活动。据他说，这种旅店模式往往由于“我的”这一因素而分崩离析。也就是说，人们只希望处理自己的事情。我认为，失败的结果还有更深层次的原因：当采用这个系统时，我们潜意识中的抵触情结应该为零点。由于我们不得不连续不断地重新确定我们的任务和归档系统，以及处理这些信息的方式和地点，这些都可能成为不断干扰我们的因素。假如你的办公室系统简洁而紧凑，可以随身携带，你对如何快速处理事物的方法也了如指掌，那你就可以在任何地方开始办公。然而，你仍然需要在家里开拓一个“基地”，并准备好一套得心应手的工具和宽敞明亮的空间来存储参考资料。所有资料最好抬手可得。我遇到的大多数人往往至少需要4个抽屉来存放他们的资料，因此要想一件不落并且轻松随意地把这些资料搬来搬去简直是不可能完成的任务。
拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望动用自己的系统，而不仅仅是在头脑中考虑它们。
准备好你的工具
如果你下决心要一丝不苟的地执行整个工作流程管理计划，首先应该着手准备一些最基本的用品和设备。很可能你会在新旧两种设备的选择上犹豫不决。是继续采用旧的模式？还是考虑一下全新的工作用品呢？
请注意，合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下，当技术含量较低的时候，那些看起来越适合“管理工作”的工具，事实上其功效越发低劣。
一些基本的管理工具
我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：
资料存放筐（最少3个）
一叠信纸大小的白纸
即时贴（3×3寸）
回形针
订书机等
透明胶带
橡皮筋
自动打孔机
若干文件夹
一个日程表
废纸篓
资料存放筐
这些筐可以分别用来存放新资料和已经处理完毕的事务文件。另外再准备1－2资料筐存放工作中需要的一些辅助性资料和你将要“回顾检查”的内容。最好用的要数那些侧面标着字母，或者叠起来堆放的那一种。在它们的顶部没有那些令你抽取时都感觉到极为不便的突出的“小舌头”
白纸
你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你，在整整一页白纸上只写下一个想法，将会产生令人难以想像的效果。尽管大多数人终将以某种清单形式管理他们随笔写下的东西，但是，如果有一些人坚持采用这种简洁易行的“一张纸一个想法”的办法。无论如何，手头准备一些足够的白纸或者小册子专门用于捕捉突发的奇思妙想，这一点至关重要。
即时贴、回形针、订书机
有了即时贴、回形针、订书机、胶带和橡皮筋，你就能快速的整理和存放你的文件资料。到目前为此。我们还不可能完全摆脱纸张的使用，因此，管理这些纸张资料的简单工具就不可缺少。
时时刻刻不间断的收集，思考，加工处理和组织管理这本身已经是一个巨大的挑战了。你必须确保自己有恰当的工具来尽可能地简化这一过程。
打签机
打签机在我们的工作中起着不同的作用。曾经与我共事过的行政人员，专业人士以及家庭主妇都添置了自动打签机。我保存的档案中写满了他们的评语，如：“真让人难以相信。我以前从来不相信它是如此的神奇！”你可以用打签机给你所有的文件夹、活页夹的侧面以及数不胜数的其它资料标说明。
当然你可以用软件和打印机打印一些标签，但，我偏爱可以供销科冷静物工具。如果面临大批量的归档分类工，你就不会愿意仅仅为了一两页纸而制作文件夹。虽然这可以使整个工作显得更加正规，但也可能因此影响正常的工作。（这个东西，应该不太适合中国人用吧）
文件夹
你需要使用大量的文件夹（尽可能准备信纸规格的，但必须是标准尺寸）。如果归档系统需要，你还应该准备相等数目的潘德弗莱克斯文件夹。素净的淡黄色的文件夹就很方便耐用，彩色条码过于复杂。参考资料归档系统应该就是一个简单明了的图书馆。
日程表
尽管你也许根本不需要一个日程表来仅仅记录一些七零八碎的杂事，但毫无疑问的是，我还希望在日程表上标记一些活动，正如我以前谈到过的，日程表并非是用来储备各种行动清单的，它应该记录在某一些具体的日子或者时间内，那些艰巨而重要的事情。
目前，大多数专业人士已经开始创建工作日历，形式多样，从迷你记事本到活页计划手册，上面分别标着以日－月－年为单位的各种选择。还有个人管理软件以及可以在公司内部集体运用操作的日程安排软件，如outlook或者lotusnotes 日程表使一切变得井井有条。对于管理那些涉及到具体时间的工作任务来说，日程表一种至关重要的手段。当然，还有大量的提示信息和数据迫切需要日程表加以辅助管理，需要把日程表带入一个更加全面完善的系统中。随着进一步地应用，这个完善的系统会日渐盛开。你也许非常好奇，想了解到底哪种类型的日程瑚最适合，在下一章里，我将详细讨论这个问题。目前你只要坚持使用原有的日程表就行了。等你对整个系统有了一定的认识。就可以渐渐过渡到另一种工具。
废纸篓
你必须对将要产生的大量垃圾做好心理准备。我们的一些管理人员发现，当我们共同工作时，在办公室门外放一个大垃圾箱，实在功效出奇，大有益处！
你需要一个计划手册吗？
你是否需要一个计划手册？这要视一些具体因素而定。你是不是已经在使用这种工具了呢？你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此绝对需要一上外部装置来管理它们。你完全可以采用技术含量非常低的手段，如把资料存放在文件夹。或者可以选择其它的笔记或者计划手册，也可以采用电子记事本，或者综合这些手段。
一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容，你所需要的就仅仅是创建和管理清单了。
在前一章中列举出了一些科技含量较低的工具。它们可以用于收集、整理和组织管理这一过程的方方面面。你可以随意选取一个文件筐和一张纸来收集。在整理工作篮中的内容时，你可以马上处理掉许多花不了2分钟就能搞定的事。这时你需要即时贴、订书机和回形针。那些费时较长的阅读资料，如杂志文章以及备忘录等应该存放在另一文件筐中。剩下的任务目录表、活动提示信息、追踪查询信息等都需要某种形式的清单，或者把一些可以回顾的资料进行分类。
这些任务清单完全能够以技术含量较低的工具形式加以保存，如放置在文件夹中的资料（比如，在“电话”文件夹中不同的纸页上记录着你需要电话联系的有关人员的信息）或者采取中等技术含量的工具，在活页夹记事本或者计划手册上进行安排（如页眉上标着“电话”下面则排列着姓名）：或者采用数字形式的清单（如掌上电脑中“待处理”条目中的电话一栏，微软outlook软件中的“任务”栏）。
除了保存可以随身携带的参考资料（如电话地址记录本）以外，大多数计划手册都是针对清单（你的日程表实际上也是一种形式的清单，按照时间的先后顺序标了某一具体时间、具体日期相关事宜的提示信息）的管理而设计的。自20世纪80年代以来，大概有上万种计划手册在市场中流通，其中包括曾经轰动一事的袖珍记事本，高科技的pda，以及outlook和notes等软件。
你是不是应该把本书所介绍的管理系统全部纳入到你的管理方法中来呢，或者还是应该实施全新的策略呢？回答是哪一种有利于你改变不当的行为习惯，促进你正确地运用这些工具就选择哪一种。当然还必须考虑到效率这个因素。你是否经常收到大量的电子信息，这样采用电子设备来管理将更加简单易行；如果你经常需要与他人会面并频繁地改变计划，还需要一个书面形式的日程表吗？如果文件夹不适宜随身携带，你还会需要它来提醒你某些必打电话之类的事情吗？当然美学因素和娱乐性也不容忽视。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间更新了最佳的行动计划，而当时我仅仅是找个借口来把一下我的掌上电脑罢了。
提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。
当考虑否应该配备一个管理工具时，什么样的合适呢，一定要记住，真正的需求是管理你的清单。你应该能在忙碌中轻松创造一个清单，并在需要时定期地翻阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单以及正确的使用方法时，采用何种媒介已经变得无关紧要了，你只需要关注简洁、快速和趣味性。
构建一个归档系统的关键因素
一个简单而高效的个人资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他是否拥有方便快捷的资料归档系统进行评估。而对于经我培训的大多数人来说，这也就是他们可能获得最大改进的机会之一。有很多次，我开车带着客户到当地的办公用品店去购买了一个用于归档的文件柜、一大摞文件夹、一个打签机，目的就是为了能够创造一个空间来存放2/3的“资料”。此前，这些物品正七零八落的散落在他的写字台周围和书柜中，有的干脆在地上。
如果你的归档系统无法达到快速、有效、妙趣横生，那么你就会对整个过程产生抵触情结。
在这里，我们主要是针对一般性参考资料的归类分档问题，这与分门别类的文件归档系统截然不同。分类文件归档系统专门用于存放各种合同、金融信息或者其它应该拥有独立空间和目录索引的数据。而一般性参考资料的归档系统则用来保存各类文章、宣传手册、论文、笔记、印刷品和传真件。基本上，这囊括了所有你希望保留的、有趣的或者有用的资料，然而，它们又不属于哪一个专门的类别，不可能像装订成册的研讨会文件那样独立地放置在书架上。
成功归档分类的要素
我强烈地建议你使用自己的归档系统，并且就保存在伸手可及的地方。这样一来，你用不了一分钟就可以从工作篮中提取一份材料，或者将电子邮件打印出来。如果目前并不需要它，但它对你未来的工作又具有潜在的价值，这时你可以迅速地将它存入可靠的系统中去。如果完成这一系列工作所耗费的时间超过了一分钟，那你还有可以提高的机会，因为你大概不会将这个文件归档，而只是把它放置一旁。这个归档系统要兼顾趣味性、简洁性、时效性和完整性。否则，你会在潜意识里拒绝清空整理这些事情，甚至连看一眼都不愿意。别泄气！我曾经见过一些人，一旦他们的个人档案系统建立起来并投入运行，他们就从一开始的强烈抵触渐渐变成享受整理资料的乐趣了。
当你把一纸孤零零的文件整理妥当，即使是一张字迹潦草的便条被归入独立的文件夹内，你也一定会感到如同处理了一大宗正式的文件一样心情愉快。组建和管理文件夹要耗费大量的时间和精力，因此，对于一些资料，人们要么不保存，要么把它们胡乱地塞到柜子和抽屉里，比如外卖的菜单或者火车时刻表等。
如果你希望采取什么手段，建立起一个简便易行的参考资料管理系统来存放一切资料，马上动手吧！我的系统动作出色，许多人尝试以后也有同感。因此，我强力向你推荐下面的方法。
把参考资料文件夹放在伸手可及的地方
归档工作应该能够在瞬间完成，并且操作简单。如果每当你想存放某些特殊文件时都不得不站起来，那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边，从而放弃了归档。同时，你也很可能抵触整个管理计划（因你潜意识里认识到，那其中也许还存在需要处理的文件呢。）我培训过的许多人都已经重新设计了办公室的布局。现在坐在椅子上的时候，一转圈就可以取到4个抽屉里的参考资料，不用再满屋子乱窜了。
一个按照字母顺序排列的系统
我建立了一个按照英文字母顺序排列的归档系统。一般而言，人们倾向于把文件夹当做一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体存放位置的时候，它可能出现的地点将会呈几何倍数大大地啬。一个简明扼要的按照字母顺序排列的系统可以根据主题、工作、人或者公司加分类归档，这样即使你忘记了放在哪，也仅仅面临着三四个选择。在通常情况下，你可在每个标签下至少设立一个分主题，比如：“园艺――花盆”和“园艺――想法”，这些都可以排列在字母G的下面下面（园艺garden）
目前我为自己的一般性参考资料文件夹设立了4个专用抽屉。每个抽屉的外面都清楚地标明了“AE”、“FL”等标签。一旦某份资料贴上标签以后，我就不用再花心思去考虑放在哪里了。
过于庞杂的参考资料应该安置在独立的柜子里。但假如它们还装不满半个文件夹，我建议你还是把它们存入这个字母系统中。
准备大量备用的新文件夹
我手头上储备了大量的新文件夹，处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候，却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前，恐怕再也没有比这更糟糕、更让人沮丧的了。在任何情况下，抽屉中的文件夹都应该至少有一半是未使用的或者是可以重复使用的。经验之谈：当数量降低到100以下时，重新排序
保持抽屉中的材料少于3/4
坚持使放在抽屉中的材料略低于3/4。如果每个抽屉都已经塞得满满当当的，你的潜意识里就会排斥新资料的存入，结果导致参考资料堆积如山。如果发现抽屉开始变得拥挤不堪，我就会在打电话等候时动手进行整理。
我知道，几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你珍视这层“保护膜”的价值，如果你确实希望消除潜意识中的抵触情结，那就必须让抽屉保持密切配合的状态，以便你能够不费力地放入或者抽取需要的资料。
某些人面对这种情况时，会作出这样的反应：“我必须再多添置几个文件柜：，似乎这是一件令人恐怖的事情。快来帮我一把吧！如果这些资料真的值得保留，那么你就理所当然地希望可以轻松地资料，对不对？如果达不到这一目的，那你为什么还要继续保存它呢？人们常说，我们正处于信息时代，如果事实果真如此，而你的做法却又恰恰阻碍了你从这个时代获益，这应该不是聪明的做法吧。
也许你还需要创立另一个区域，以便使手边上的一般性参考资料系统留有充裕的空间。有些已告一段落的工作的资料以及一些“闲置”的用户资料文件夹，也许都还存一定的保留价值，但你完全选择另外的区域保存它们，或者至少放在你的工作空间之外。
用自动打签机来标注文件夹
打印标签彻底地改变了所有文件夹的本质以及你与他们之间的关系。会议室桌子上摆放着冠以标签的文件夹，令人赏心悦目，每一个人都能找到需要的资料；从远处看或者一打开公文包，便一目了然；当你打开抽屉的时候，一眼就可以看到那些按字母排列顺序的排列整齐的文件夹，上面标着像是打印出来的工工整整的目录。因此，打开抽屉查找或者放入一份资料就变得乐趣无穷了。
也许随着新千年的进一步发展，那些天资过人的科学家们将会对此提出像神经学一样深奥的理论根据――为什么标清楚的文件夹具有如此神奇的功效呢？请相信我，直到那里，它的功效才会完全显现出来。现在赶紧去准备一个打签机，而且必须是完全属于你的。你必须把它一直放在手边，以便随取随用。如果你正打算将某材料归档，却发现打签机不翼而飞了，你往往会把资料又堆到一边。可见，打签机和订书机一样是最基本的工具。选择质量好的文件柜
文件柜的质量不容忽视。每当你试图拉开一个沉重的抽屉时，却听到“吱吱”的刺耳声，没有什么比这种感觉更糟的了！当你费尽力气地拨动你那仅花了2995美元买来的特价柜子的滚轴时，往往出现上面的一幕。你的确需要这样一个柜子，即使当抽屉内3/4空间已经被占用时，可以轻松地打开和关闭它。（这个价格在中国已经可以买个过的去的柜子了）
尽可能地消灭悬挂文件夹
有很多人使用悬挂式文件夹。冒着得罪他们的危险，我还是建议你彻底放弃这些设备，选择那些可以独立放置的简朴的文件夹放在抽屉中，后面由可以自由移动的金属板支撑着。悬挂文件夹大大地降低了工作效率，这是因为创立一新的文件夹比较麻烦，另外，对文件归纳系统的限制颇多。（有谁用过，我没见过）
我刚刚收到一位资深经理发来的电子邮件。多年来他一直在使用悬挂式装置。由于当初花费不小他一直没值得更换。但是，最终他还是接受了我的建议。下面就是这个邮件的内容：
你的系统简直太神奇了！我已经彻底地更换了家里和办公室里的所有文件夹，总共用了4天时间。我换掉了所有的潘德弗莱克斯文件夹，选用了淡黄褐色的文件夹，上面只标注了从A到Z的字母，一目了然，妙极了！这一切如此简单。而且我的写字台也变得干净整洁、井井有条，再也看不到那些堆积如山等待处理的资料了。
但是，如果你做不到的话，我建议你：
标注所有的文件夹，而不是悬挂托架。这样做你可以带着文件夹去开会、旅行，而不必扛着悬挂托架。每一个悬挂托架只存放一个文件夹。这种方法可以使抽屉看上去比较整洁，从避免了由于多个文件夹堆在一处造成的悬挂托架不均衡的怪异感。此外，在重新整理托架时也会比较简单。
在第一个文件夹抽屉的前部储备大量的备用悬挂支架。这样就可以迅速的完成创建和存储新的文件的工作。
在现实工作中的“火警区域”，如果归纳某项内容所需要的时间超过了60分钟，那你就不是在归纳文件，而是在堆放垃圾了。
至少一年整理一次所有的文件夹
定期地整理你的文件，可以防止它们变得像黑洞一般无法掌握，此外也为你提供了一个假想的空间：“也许我还会用到这个。”你知道，不管怎么样，每隔几个月你就会评估一下所有的资料，判断哪些值得继续保存，哪些不是。正如我所讲到的，每当我打电话中途等待的时候，或者是电话会议磨磨蹭蹭拖延的时候，总会动手整理我的文件夹。
我建议所有的机构都建立一个个人整理日，在那一天，所有的员工都穿着休闲的衣服和鞋子，把电话切掉，动手清理他们所有的库存物资。每个人都可以花费一整天的时间来进行大扫除。而个人的整理日，即可以安排在节假日、年未，也可以在春节前申报税金的期间，因为到那时，你可以把前一年的财务数据合并存档。所以说，这个个人整理日是一件大好事。
最后一件需要准备的事
你已经专门固定了一个时间段，开辟了一个新的区域，准备了一切基本的工具。一切就绪，就等着开始实施这个管理计划了。而现在你又应该做些什么呢？
如果你已经决定花费一定的时间来建立自己的工作流程体系，要想获得最佳成效，你还需要做一件事情：必须首选解决在那一个时间段内你需要处理的具体事务。
假如你确实需要同某人通过一次电话，或者你的秘书必须要代你处理某件事情，或者你有事情想要同你的配偶商量一下，马上就动手处理吧。要么你自己首选确定具体的处理时间，并且妥善地保存好提示信息。也就是说，为处理手头上工作作好充分的精神准备，这一点至关重要。
当我坐下来开始培训学员时，毫无例外，即使他们安排了一个固定的时间，付给我大笔金钱向我请教，在课程结束前，他们还是会手忙脚乱地不断应付这样或者那样的事情，而且还没把这些情况纳入到他们的归档系统之中——“噢，是的，我今天必须要给这个用户打一个电话”，他们说，或者“我必须同我的先生确认一下，看看他是否已经拿到了今天晚上的入场券”。这么多精明教练的专业人士竟然日复一日地地某些责任和义务视而不见，这表明我们的企业文化显然存在着一些漏洞。那么你是否已经解决了这些问题呢？好极了，现在我们应该开始把你可能遭遇到的、所有问题的代表性事件归纳到一起来看看了。
