第十一章 在屏幕上反映金字塔

    如果可以选择的话，大多数人都愿意通过口头而不是书面来表达组成金字塔的思想观点。在

    他们的想象中，视觉演示只不过是以幻灯片的形式作报告。因此，他们把这项工作看成是把

    金字塔结构转换成文本幻灯片(即只有文字无图表的幻灯片――译者注)"，需要的话再加上

    一些图表，然后站起来作一番解释。

    如果事情真是这么简单就好了。问题在于视觉演示是面向现场观众的。周遭环境往往极

    不舒适，有时恶劣到你甚至希望换个地方。观众的反应不仅不可预测，而且注意力很不集中。

    因此，你的大部分工作是对观众的反应作出预期，让他们集中注意力，使他们渴望接受你的

    信息。换句话说，你必须 悦观众。商业演示和其他任何一种娱乐形式一样，也需要艺术性。

    你必须会"做秀""做秀"需要明星、剧本、故事梗概和技术上出类拔萃的视觉元素， 。

    另外还要考虑一些无形的因素，如时 、节奏和悬念等。这一整套的技巧远不是"以幻灯片

    的形式做报告"那么简单。

    下面方框所示的是一份典型的用作商业演示的幻灯片：

    指导原则

    职业健康护理部门供应链的远景是根据以下指导原则设计的：

    1．新的供应链设计应在部门成本允许的前提下使最终用户的满意度最大化

    2．供应链重组工作应面向未来??任何新愿景和／或供应链流程的设计都必须考虑健

    康护理政策和供应方／付款方的反应

    3．供应链设计需要体现专业部门的产品特性

    4．流程必须向各利益方提供可说明的财务报表和可衡量的服务

    5．管理供应链活动的各项任务和职责应合理安排给供应链的各参与方，以保证它们能

    得到最迅速有效地执行

    6．对那些共同的和跨部门的无差别活动，如果整合能在保证服务质量的同时带来显著

    的成本杠杆效应，应加以整合

    7．对那些特殊的和在公司之间存在差别的活动，如果分权能在保证服务质量的同时带

    来成本杠杆效应，应由各独立的公司继续经营

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    ，而

    不是视觉演示。但某些幻灯片作者辩解说"采用这种方法可以避免遗漏"以及"我们在演示

    结束后会发放讲义"等。

    为了掌握 悦 众的商业演示技巧，除了需要付出艰苦的努力外，还应接受关于如何

    公开演讲以及如何调动 众的正规训练。许多咨询公司都向员工提供这方面的课程。以下是

    商业演示文稿的制作人员为了吸引 众注意力，必须了解和掌握的最基本事项：

    ★ 文本幻灯片应只包含最重要的、经过适当分组和总结的思想观点，叙述时应 量简

    洁

    ★ 演示应使用各种图表(图、表或示意图)作配合

    ★ 演示反映经过深思熟虑后的故事梗概和剧本

    演示文稿包括两类幻灯片――文本和图表(图、表或示意图)――理想的比例是图表占 90

    ％，文本占 10％。它们的作用是：

    1．说明演示的结构(文本幻灯 )

    2．强调重要的思想观点，比如结论、建议或下一步要采取的措施等(文本幻灯 ) 3．阐明单用文字难以说清楚的关系(图表)

    本章中我不准备对如何制作幻灯片和如何作演示做太多太细的解释。我推荐你去看基

    恩?泽拉兹尼的《用图表说话》一书。我在本章里的很多观点都得益于这本书。(基恩先生

    多年来一直是麦肯锡纽约分公司负责视觉沟通的主管)。我会把基恩先生创造的一些制作文

    本和图表幻灯片的原则介绍给大家，并解释我在制作演示文稿的幻灯片时是如何从金字塔结

    构转换成故事梗概／剧本(讲稿)的。

    制作文本 灯片

    制作现场演示用的文本幻灯片时，需要强调的一点是，只有你，演示者，才是表演的明

    星。房间里所有 众最感兴趣的不是幻灯片，而是你。幻灯片只不过是视觉上的辅助手段，

    它们的作用主要是让演示更加生动。因此，你所说的和你在屏幕上显示的应该有明显的区别。

    知道你要说什么

    下面举例说明 际讲稿和文本幻灯片之间的差别：

    讲稿(剧本) 现实

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    不难看出，这只是一份项目清单，而不是对一系列相互联系的思想观点的深入透彻的概

    括。7 条原则已经不算少了，但如果演示者手里拿着 50 张或 60 张类似这样的幻灯片，每张

    幻灯片都逐字逐句地念给 众 ， 众可能会觉得乏味至极。更糟糕的是，演示者演讲时的

    遣词造句和屏幕上显示的往往不太一样，结果是 众一片困惑。

    幻灯片制作大师基恩?泽拉兹尼把这种演示方法称为"视觉朗诵(visual recitation)"

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    杰克逊食品公司的未交订货的数量一直非常高。在 PNC 业务领域，不能完全按定单供

    货，将不可避免地导致市场份额下降。

    ★ 制造问题是造成目前状况的原因之一

    ★ 供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复杂

    ★ 供应链和制造流程缺乏紧密配合，无法缓解未交订货问题，也不能集中保证重点

    客户和重点产品

    灯片

    现

    未交订货水平高

    ■ 制造存在问题

    ■ 供应链流程不合理

    ■ 制造／供应链缺乏配合

    好的文本幻灯片总是 可能直接简单地传递信息，不把文字(或幻灯片)浪费在那些可以

    通过口头表达的转折性或介绍性语言上。当然，这就意味着幻灯片不如发给未参加演示会者

    的讲义那么清楚易懂。为了解决这个问题，一些人把幻灯片和讲稿文本糅合在一起――这是

    一种一石二鸟的有效方法。但是，在这种情况下，讲稿应该写成大纲的形式，并略去许多过

    渡性的语句。

    另外，文本幻灯片最好只用于强调金字塔中的主要论点，如图 11―1 所示：

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    知道你要演示什么

    决定一张幻灯片的内容，应牢记以下指导性原则：

    1．每次只演示和说明一个论点

    除非你想先列出摘要或列表中的一组论点，其他论点在接下来的幻灯片中再完全展开。

    2．论点应使用陈述性语言，而不是标题性语育

    你可以用一两个词或一个简短的陈述句来提出观点，例如：

    销售前景／销售前景看好

    显然后一种说法不会让 众误解你的论点。

    3．文本应尽量简短

    每一张幻灯片最好不要超过 6 行或约 30 个单词。如果一张幻灯片无法说明一个思想观

    点，可以使用更多的幻灯片。

    4．使用简单的单词和数字

    使用一长串单词、技术术语或者复杂的词组都会分散观众的注意力。数字也是越简单越

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    好，比如 490 万美元就比 4 876 987 美元更容易让人记住。

    5．字号应足够大

    32 是个非常有用的数字。用最远一位观众到屏幕的距离(英尺)除以 32，得到的就是可

    以看清楚的最小字号(英寸)。所以，如果从 16 英尺远的地方看屏幕，屏幕上的字号必须是 1

    ／ 2 英寸(16÷32=0．5)。同样道理，如果已知屏幕显示文字的字号(英寸)，乘上 32 就得到

    可以看清楚屏幕上文字的最远距离。所以，如果站在 24 英尺以外，就无法看清楚字号为 3

    ／ 4 英寸的文字(0．75 ×32=24)。我认为惟一一种可以不让观众看清楚幻灯片文字的情况是

    演示者为了说明某一状况的复杂性。这时，演示者可以向 众承认自己是故意这么做的。基

    恩先生不同意我的观点，他说：

    我不愿意向听众承认自己故意使幻灯 文字看不清楚，我觉得那么做是在逃避。有必

    要在屏幕上演示的内容，就有必要让观众看清楚。而且把复杂性与幻灯 无法辨认等同起来，

    不是高明的说明复杂性的方法。如果幻灯 文字清楚，则成功的可能性是 98％。剩下 2％，

    可能因为你不应该使用视觉演示。

    6．注意 灯片的趣味性

    趣味性 决于布局、字号的选择和颜色的运用。基恩先生最有意思的方法之一是"让文

    本幻灯片动起来" 。由于幻灯片在外观上雷同，堆放在一起难免令人乏味。但如果把文本幻

    灯片看成是文字的展示，而不是数据或图表的展示，就能通过显示所要讨论的思想之间的相

    互关系，制作出视觉上更加赏心悦目的幻灯片。图 11―2 是对基恩先生方法的说明。

    7．使用"搭积木"的方法提高趣味性

    提高趣味性和降低复杂性的另一种方法是让幻灯片的不同组成部分逐一显示，这样可以

    边演示边解释，整张幻灯片不至于显得主次不分。图 11―2 也可以借用来说明这种方法，比

    如可以先只显示第一个圆圈，然后加上另外三个圆圈，最后再加上方框。

    提高 器效率的主要 径有三个：

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    制作图表 灯片

    文本幻灯片使用的是一种熟悉的交流工具――文字。但图表幻灯片(简图、曲线图、表

    格和示意图)采 的是完全不同的交流手段――视觉关系，你可以用它来向观众介绍大量的

    数据和单凭文字无法传达的复杂关系。

    一般来说，图表幻灯片传递的信息应该 量简单易懂，因为观众没有 会对它们仔细研

    究并找出不同部分的含义。如果图表过于复杂、过于详细或过于分散，就会把大量宝贵的时

    间浪费在解释上，而不是花在讨论上。当然，也不排除有时候非常复杂的图表会随着演讲者

    展开观点而变得简单。但一份演示文稿最好不要有超过一个或两个这样复杂的图表。

    图表幻灯片通常用饼图、条形图、柱状图、曲线图或散点图，来表示某一结构或流程的

    组成部分，或形象地显示数据。图表需要回答的问题一般分为五类(见图 11―3 至图 11―7)：

    ★ 有哪些组成部分?

    ★ 数量如何

    与总数比较?

    相互之间比较?

    随时间变化?

    ★ 有何变化／如何变化?

    ★ 各项如何分布?

    ★ 各项之间的相关性?

    制作图表幻灯片的诀窍是：确定你想用图表回答的问题，把答案作为图表的标题，然后

    选择最适合表现论点的图表形式。

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    图表的标题一定要直接传达信息，要么以一个完整的句子，要么以一个含有动词的短语，

    这样才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息协调一致。比如，"各地区利润份额"

    所包含的信息就要比"西部地区约占利润的一半"少得多。

    图表标题标明论点还能最大限度地减少混淆，因为不同的观众有不同的观点、背景和兴

    趣，关注问题的角度也会不同。好的图表标题能立即让观众的注意力集中在你希望强调的数

    据方面。

    故事梗概

    了解文本和图表幻灯片的要求后，就可以开始整个演示文稿的制作了。从金字塔结构到

    演示文稿，我通常采用以下方法：

    1．序言 量写得详细，把每个你想说的词按照你想要的顺序写下来。这样做除了可以

    保证没有遗漏外，还可以再次确认你回答的问题是否仍然是 众想问的。

    2．采用写故事梗概的形式。写作每张空白幻灯片的顺序从上往下依次为序言论点、关

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    键句论点和关键句下一层论点。

    3．初步决定你准备采用的视觉方法。这时你可能还没有准确的数据，但只要知道数据

    的类型和想要表现何种关系即可。

    4．准备好每张幻灯片的讲稿，确保整个演示像讲故事一样流畅。

    5．完成幻灯片的设计和绘图。

    6．排练，排练，再排练!

    可以用一张白纸写最简单的故事梗概，把它分成若干个区域，每个区域代表一张空白幻

    灯片，写上你想要阐述的论点，并说明哪些需要用文本幻灯片反映，哪些需要用图表幻灯片

    反映。

    图 11―8 展示的是一个典型的金字塔结构，图 11―9 展示的是根据金字塔结构用故事梗

    概的形式制作的一些幻灯片。记住，在每张幻灯片的上部写一句话或一个短语来传达幻灯片

    将阐述的观点，这样可以在你演示时和 众 讲时起提示的作用，尤其是当幻灯片在屏幕上

    停留的时间很短的时候。

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    本章只讨论了把金字塔中的观点转换成视觉演示形式的一般方法，还远未涉及如何进行

    详细的计划和分析，使演示能充分调动 众并 得满意的效果。我推荐安东尼?杰伊(Antony Jay)的一本书《有效演示：借助语言和视觉辅助手段进行思想沟通》(Effective Presentation：

    The Communication of Ideas by Words and Visual Aids)，由管理出版有限公司(Management Publications Ltd．)于 1970 在伦敦出版。(在美国出版时书名为《新演讲术》 。) 该书详 说明了如何考虑 众、会场布置、演示技巧和排练等，充满各种深邃的见解。

    我最喜欢的的一条是"演示往往是与会者给予演示者的一种恩惠" ，确 值得铭记在心。

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