目标一：计算活动所需花费的时间

一个传统的番茄时间是30分钟，其中25分钟用于工作，3到5分钟用于休息。在一天开始之际，从“活动清单”中挑出你想完成的任务，排出它们的优先次序，然后将它们填入“今日待办任务”工作表中。

表2-2：“今日待办任务”工作表

开始第一个番茄时间

将番茄定时器设置成25分钟，然后开始“今日待办任务”工作表上的第一个活动。不管是谁使用番茄定时器，一个人或多个人，都应该能清楚看到剩余多少时间（如图2-2）。

图2-2：所剩时间应该总是清晰可见的

一个番茄时间不能被中断，它标志着25分钟纯粹的工作。一个番茄时间也不能被分段，没有所谓半个或者四分之一个番茄时间。最小的时间单位就是一个番茄时间。我们的法则是番茄时间不可分割。如果一个番茄时间被打断，那么这个番茄时间就要作废，一切都要从头开始，设置一个新的番茄时间。当定时器响起，在该项任务后画上一个“×” ，然后休息个3到5分钟。定时器响起意味着当前活动一定结束了，即使只是暂时的。切勿再多工作个“几分钟就好了”，就算你坚信只要再给你几分钟你就可以完成手上的任务了。

表2-3：第一个番茄时间

3到5分钟的休息让你和工作暂时脱钩，让大脑消化25分钟的学习所得，也给你些时间做些有益身心的事情，这样你在下一个番茄时间可以发挥得更出色。在休息时间里，你可以起身在房间里走一走，喝点水，设想下假期要去哪儿玩。你也可以深呼吸，做做伸展运动。如果你身边有人一起在休息，那么讲一两个笑话轻松一下。

在短暂的休息期间，不建议你去做需要大量脑力的事情，比如，不要和同事讨论和工作相关的事情，不要写重要的邮件，不要打紧急的电话。以上活动都会阻碍和破坏大脑的整合过程，而这个整合、休息过程能让你在下一个番茄时间开始时集中精力并做好准备。你应该将这些活动放入活动清单并在额外的番茄时间里完成它们。显然，在休息期间，不宜继续想着上个番茄时间里的内容。一旦休息结束，将定时器设置成25分钟，继续手上的任务，直到铃响。接着，在“今日待办任务”工作表中画上另一个×（如表2-4）。

表2-4：第二个番茄时间

休息3到5分钟后开始另一个番茄时间。

每4个番茄时间为一组

每4个番茄时间后，你应该停止手头上的工作，享受一个较长的休息时间，一般是15到30分钟左右。

在这15到30分钟里，你可以清理你的工作台、享用一杯咖啡、接听语音邮件、查看电子邮件，或者就是简单的休息、做做呼吸练习、四周走一走。重要的是，不要做复杂的事情，否则大脑不能重新组织和整合你所学过的东西，这样你就不能在下一个番茄时间发挥出色。同样，在休息期间，要避免去回想上个番茄时间的内容。

表2-5：完成第一组番茄时间

完成一项任务

你不停地工作，一个接一个地完成番茄时间，直到任务结束，然后在“今日待办任务”工作表上将结束的任务划掉（表2-6）。

表2-6：完成一项任务

具体情况都依照以下法则处理：

·如果一项任务完成了，但一个番茄时间还未结束，那么牢记以下法则：一个番茄时间必须有始有终。你可以利用这个机会超量学习，用剩下的时间复习所学，做出小小改进，记下你都学了什么，一直到番茄定时器响起。

·如果你在番茄时间开始后的5分钟内就完成了任务，而且觉得这个任务在上个番茄时间其实就已经收尾了，没必要再重温一次，那么，作为一个例外，当前的番茄时间可不计。

表2-7：完成几个任务

一旦完成当前任务，就着手下一个任务，一直如此下去，每一个番茄时间结束后休息3到5分钟，每四个番茄时间结束后享受一个较长的休息时间（如表 2-7）。

记录

在一天结束之际，完成的番茄时间可以转化成一份纸质文件，电子表格会更方便一点，数据库也可以，然后将已完成的任务在“活动清单”上划掉。你跟踪和记录的，取决于你的观察对象以及你想要的报告的形式。

一开始，跟踪和记录的目标可以仅仅是计算每项任务需要多少个番茄时间。换句话说，你让大家知道完成每一项任务需要多少工夫。为此，你可以用以下表格，包括日期、起始时间、活动类型、活动内容、所用番茄时间数量、所达成目标的简述，以及可改善空间或问题所在。一开始的记录模式事实上就是你想要的报告的样子，这在纸上很容易画出来。

表2-8：记录表

要是马克没有记下活动的开始时间怎么办？在番茄工作法之下，重要的不是追踪一个活动的开始时间，而是每项活动所花费的番茄时间数量，这是真正的付出。明白这点对于理解番茄工作法至关重要。由于每天至少有一次追踪，回忆和重组活动的开始时间并不会很困难，实际上，这种回忆也是一项颇有益处的脑力活动。

回忆活动开始时间的一个技巧就是制作一天的活动流程表，以最后一次活动为开始，依次往前推算。

改善

记录给使用番茄工作法的人们提供了一个有效的工具，用来自我观察和做决策，改善活动流程。比如，你可以计算一下，每周你花在工作或探索性活动上的番茄时间有多少，或者一周平均每天花了多少个番茄时间。你也可以看下番茄工作法的所有阶段是否都是有效的，是否可以在得到一样效果的前提下略过某个阶段。

比如，表2-8中，马克总共花了10个番茄时间来撰写、修改和浓缩《如何学习音乐》这篇文章。看起来所花时间不少。马克想要在9个或者少于9个的番茄时间内完成这些任务，这样他就会多出一个番茄时间来休息。“我想要用更少的时间完成一篇相同质量的文章，怎么做？我可以省略哪些步骤？哪些活动才是真正有用的？我要怎么重新组织它们来达到更好的效果？”

这些问题能够促使人们去改进，至少尝试去改进他们的工作或者学习过程。在一天结束之际，记录和之后的反思应该在一个番茄时间内完成。

番茄时间的性质

番茄时间标志着时间的流逝，也是时间维度的一种计量单位。当它和参与活动的人数结合在一起后，就成了所花工夫的计量单位。根据人数，我们可以说完成一项任务花了多少“个人番茄时间”“组合番茄时间”或“团队番茄时间”，用它们来度量所花费的工夫。但多少人花多少工夫不是对等的，所以它们不能相加或者被比较。

个人、组合或者团队的工作，代表的是生产因素结合的不同方式，也意味着不同的沟通模式。在个人番茄时间、组合番茄时间和团队番茄时间之间没有换算公式。

假如想度量超过一个人参与的活动或由组合、团队参与的活动，如果是按金钱计算，给每个番茄时间定个价，我们就可以比较花费的不同的工夫并将它们相加计算。比如，一个活动花费了两个个人番茄时间和三个组合番茄时间，在计算所花费工夫时，我们不能将这两种番茄时间进行比较或相加。然而，给每个番茄时间定个价格，比如10美元，那么我们可以说这个活动所花费的工夫为2 × $10.00 + 3 × 2 × $10.00 = $80.00。