目标二：减少干扰

每个番茄时间只有区区25分钟，似乎能够抵御各种各样的干扰。然而，经验告诉我们，一旦你开始使用番茄工作法，干扰是个实实在在的问题，这也就是为什么我们需要一个有效的措施来将干扰减小到最低，最终顺利完成更多的番茄时间的原因。干扰主要有两种：内生的和外在的。

内生的干扰

每个番茄时间只有25分钟，但是在一开始的几个番茄时间里，要抵御内心生出的会中断手头工作的渴望并不容易，这些渴望包括起身拿点东西吃、打个貌似紧急的电话、在互联网上找点东西（和手头工作相关或者无关的东西）以及查收邮件。最后，我们将不得不重新排列任务的优先次序。这样，我们将一直在重新安排每日的计划或决定。

在工作期间，这些干扰或者拖延的方式被称作内生干扰。它通常掩盖了我们不能够以想要的方式和节奏完成工作的恐惧。内生干扰往往和不能够集中精力息息相关。

我们怎么才能摆脱内生干扰的影响？需要从两方面入手：

1.我们将这些干扰可视化，每当你发现干扰出现，就在你的番茄时间表上画上一个撇号（'）。

2.决定处理它们的方法。你可以按照以下方法处理：

·如果你觉得新任务紧急且无法推后，那么在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”一栏处记下这个任务。

·将它记录在“活动清单”上，标上“U”（计划外），如果有必要，可以设定完成该任务的截止时间。

·增强你完成进行中的番茄时间的决心。标上撇号·（'）·后继续完成手头工作直到定时器响起。（法则：一个番茄时间必须有始有终。）

我们的目标是要接受这个事实——渴望会出现且不容忽视。客观地看待它们，并安排时间满足它们。

情 境

我们用一个例子来阐明应对内生干扰的内心过程。在撰写《如何学习音乐》这篇文章的第二个番茄时间期间，马克忽然觉得他必须给好朋友卡罗打个电话，问他最喜欢的摇滚乐团什么时候办下次演唱会。马克问自己：“这真的很紧急吗？我真的必须在今天做完吗？不，我可以将它推迟。推迟到一个或者两个小时后吧。其实推到明天也可以。”马克在“今日待办任务”工作表的当前任务旁画了一个撇号（如表2-9），将打电话这件事放入“活动清单”，并标上“U”（如表2-10），然后接着完成番茄时间。

表2-9：一个内生干扰

表2-10：一个计划外的活动

或者接着，马克问自己：“这个活动一定要在明天之前做完吗？不，只是这周结束前必须做完。”于是他在“U”旁的括号内加上了截止日期（如表2-11），然后继续完成番茄时间。

表2-11：计划外活动及其截止日期

假如马克在10分钟后突然想来一块比萨，他就要画上第二个撇号，但这次他会将这件事标在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”一栏下（表2-12），然后继续完成番茄时间。

表2-12：紧急的内生干扰

到此，番茄时间都没有被中断，定时器仍然在走，马克还在工作，同时也处理着干扰。显然，处理干扰的时间越少越好，最多几秒钟，否则番茄时间就被认为中断或者无效。最后，定时器响起，马克在表格中的任务旁画上一个“×” 然后休息片刻（如表 2-13）。

表2-13：紧急的内生干扰，第二个番茄时间

马克决定开始下一个番茄时间。在第三个番茄时间，马克碰到了8个潜在的干扰，但是他都应付过来了。他将不紧急的干扰活动记录在“活动清单”上，将其他紧急的干扰活动归类在“今日待办任务”工作表中的“计划外&紧急”一栏（如表2-14）。

（续表）

表2-14：几件紧急的内生干扰事件

表2-14中列出的紧急事件可能令不少人忍俊不禁，但马克就是这么看待这些事情的。关键是，在番茄工作法之下，许多有用或者有趣的事情会出现，但是我们清醒地做出决定，在番茄时间中不去做这些事情。

浏览一遍这些五花八门的活动和标在它们身上的紧急性，我们可以看到我们的思绪流动得有多厉害，而要让它们静止并专注在手头上的任务上又是多么困难。大多数情况下，冒出来的各式各样的内生干扰只不过是我们害怕完不成手头任务的一种表现。

然而，冒出来的干扰绝大多数都算不上紧急事件，即使对记录下它们的当事人来说也是如此，这一点都不奇怪。在番茄时间或者活动甚至一天结束以后，那些被归类为紧急事件或者必须优先处理的事件常常可以通过以下方法解决：

·把它们移到活动清单。比如，明天再挑选自行车也不迟。

·在较长的休息时段内处理它们。比如，查找七月份芝加哥爵士音乐活动的信息。

·把它们删掉。马克真的想点比萨外加春卷和北京烤鸭吗？他可能会意识到他其实根本不想点什么，一天活动结束后再吃就可以了。

在一个番茄时间、四个番茄时间或者一天结束后，浏览这些干扰活动会给你不一样的视角。有时我们的发现十分出人意料。真正紧急的事件在“今日待办任务” 工作表上被着重突出，而番茄工作法就是不让番茄时间被其他活动所干扰。于是，我们可以按照下列方法来做：

·把干扰活动放到下一个番茄时间去做，取代原来的活动，仍按一个番茄时间计算。

·重新安排时间表，取消一些活动，安排新活动。

·将干扰活动从一个番茄时间推到下一个番茄时间，不停往后推，直到一天结束。这能够帮助我们慢慢学习到什么才是真正紧急的。

如果计划外但紧急的活动在当天得以完成，那么在表格相应的位置划掉它（如表2-15）。

表2-15：当天得以完成的计划外但紧急的事情

目前讨论过的例子中，我们可以认为干扰活动都已经处理完了。但需要注意的是，我们处理内生干扰是为了逆转对它的依赖，使它跟着番茄时间有节奏地走。

如果你守不住诱惑或者事情真的十分紧急，不得不中断番茄时间，那么只有一种方法，那就是，将进行中的番茄时间作废，就算定时器快响了也一样。记住，我们的法则是，一个番茄时间不可切分。在已完成的番茄时间后画上一个撇号，代表一个被中断的番茄时间。显然，你不能用×来代表一个未完成的番茄时间，所以干脆休息5分钟，然后开始新的番茄时间。

下一个番茄时间会更顺利的。减少干扰的首要任务就是意识到内生干扰的数量和类型。观察这些干扰，接受它们、安排它们或者删除它们。

外在干扰

人在社会环境中免不了被干扰。比如，你的学习小伙伴请你解释一段文字或者邀你晚饭后看一场电影；秘书未过滤的一个电话打了进来；同事叫你准备一份报表；一有新消息，邮件系统就“哔”一声提醒你。面对这些情况，你该怎么办？

面对外在干扰，我们要有能力“保护”番茄时间正常进行。目前，扫除内生干扰的方法有了，但是外部世界不停阻碍着我们享受将“×”画上“今日待办任务”工作表的乐趣。

外在干扰与内生干扰最大的不同之处在于我们要和他人打交道，要和他人沟通，但是，处理外在干扰和解决内生干扰的方法相似，就是逆转对干扰的依赖，让干扰跟着我们的节奏走。

这里举一些例子来解释清楚如何处理外在干扰。打进来的电话可以转到电话应答机上，我们稍后再听留言；只要把消息提示的语音关掉你就可以不受电子邮件的干扰；如果你的同事或者学习小伙伴来找你，你可以礼貌地说你在忙，不能被打扰；也有人会十分幽默地说：“我正在一个番茄里。”

告诉对方，你会在25分钟后回复他／她。当然，也可能是几个小时后或第二天，全看这些事情有多紧急和多重要。根据我过去的经验，需要立马处理的紧急情况在现实生活中是少之又少的。过了25分钟或者2个小时（4个番茄时间）再去处理那些通常意义上的紧急事件总是行得通。把事情往后推不会给尝试和你沟通的人带来什么损失，却可以让你的大脑更有效率地运作，按照原计划处理任务、重新安排紧急事件。这样做多了，你就会发现，所谓紧急事件常常可以被推迟到第二天再处理，而且不会让找你做事的人失望。

保护番茄工作法意味着你及时告知对方，迅速协商，重新安排中断事件并按照协商回复来找你的人。告知、协商和回复策略使你能够控制外在干扰，它们按照紧急程度被放入当天的某个番茄时间中或者第二天去。逆转对干扰的依赖的运作就是这样的，我们不再被干扰牵着鼻子走，而是让干扰跟着我们的节奏。比如，我们可以辟出一个番茄时间，并在这个番茄时间内回复他人。

刚开始使用番茄工作法的人都有差不多的反馈，那就是，一个番茄时间里（25分钟）常常冒出10到15个外在干扰。如果干扰你的人发现你是真的会如期回复他们而不是拖延之后不了了之，之后就会终止干扰我们，进而保护我们的番茄时间。许多和番茄工作法使用者共事或求学的人都会说，他们觉得自己在和珍视自己时间的人打交道。

从操作上来说，处理外在干扰和内生干扰并无二致。在这里，我们主要处理以下两个方面：

1.将干扰可视化。每当有人或有事要中断番茄时间，就在番茄时间记号旁画上一条短横线（-）。

2.做决定，处理干扰。你可以按照以下方法处理干扰：

·假如新活动必须当天完成，就在“今日待办任务”工作纸的“计划外&紧急”一栏记下它，在左边加上截止日期，用括号括住。

·把活动放入“活动清单”，标记上“U”（计划外），如有必要加上截止日期并用括号括住。

·加强你完成番茄时间的意志力，画上短横线之后，继续工作直到定时器响起。

通过这个方法，你能做到不忘初心，算清一天有多少外在干扰出现，但又不破坏番茄工作法。在下面这个例子中，我们可以看到，在第二个番茄时间进行写一篇题为“如何学习音乐”的文章的任务时，出现了两个外在干扰，它们是被这样处理的（如表2-16和表 2-17）。

表2-16：一项计划外的紧急任务

表2-17：有截止日期的计划外紧急任务

如果我们不敌人性的弱点或者真的有紧急情况要应付，番茄时间不得不中断，这时候只有一个法子，那就是将正在进行的番茄时间作废，就算定时器很快就要响了。记住，我们的法则是，一个番茄时间不可切分。在番茄时间记录表上画上短横线，代表中断的番茄时间，在“计划外&紧急”一栏写下干扰活动的情况和截止日期，然后开始一个番茄时间来处理这项干扰活动。

下一个番茄时间会更顺利。

为了减少干扰，我们的第二个任务就是要意识到外在干扰的次数和类型，然后根据紧急程度去协商和重新安排它们。

系统性干扰

在使用番茄工作法的过程中，我们系统地处理内生和外在干扰，这样做的最大的好处就是用来处理组织活动（邮件、电话、会议等）的时间都会被合并成番茄时间。最自然和最普遍的做法就是腾出一个番茄时间来处理紧急的干扰事件。这种依赖逆转机制保护了正在进行的番茄时间，并将干扰事件纳入下一个番茄时间，从而达成沟通的多种形式。

在这里，我们要强调一点，番茄工作法使用者有以下目标：

·要推迟处理紧急事件的番茄时间，越久就好，这样可以缓解干扰的紧急性，增强它们的可控性和可安排性。

·要逐步减少腾给干扰事件的番茄时间。

当计算花在工作上（没有干扰的情况下）和组织性活动（部分就是干扰事件）上的时间时，番茄工作法的使用新手会万分吃惊。在一些团队，成员每人每天花在工作上的时间不过2到3个番茄时间，而其他番茄时间都花在了开会、打电话和回邮件上。

记录：规划阶段的质性评估错误

查看每天活动的记录情况，看看“活动清单”里标上“U”的活动和“今日待办任务”工作表上“计划外&紧急”一栏的活动。这样一来，在规划阶段，你可以评估自己在针对某个目标所安排活动的数目和类型上的预估能力。计划外活动越多，你开始时预估的质性误差就越大。所以，你可以计算出完成既定目标过程中出现了多少计划外活动。显然，你可以将“记录表”上的内生和外在干扰算在一起，并在今后逐步减少它们的出现次数。