目标三：预测活动所需多少工夫

一旦你掌握了番茄工作法并完成了前面两个目标，你就可以开始着手量性预测了。这是一个长期目标，目的是要对一项活动所需多少工夫做出估计。

“活动清单”里列出了所有需要完成的活动，对这些活动要做出规划，就需要你找到达成这些活动目的的途径（比如在项目一开始）以及处理干扰的方法。有些活动到后来慢慢失去了目的，这时候你可以把它们从“活动清单”中删掉。

在一天开始之际，你要计算清单里每项活动所需的番茄时间。如果有需要，可以修改之前的预测。将预测的番茄时间数写在“活动清单”相应的位置（如表2-18）。番茄工作法估计的是一群人完成一项任务所需的番茄时间，所以这是一种对所有付出的度量方法。在下面这些例子中，任务所需的番茄时间都是按个人计算的。

（续表）

表2-18：每日预测

我们所做的预测要建立在之前的经验——已经完成的番茄时间上，并且像5.5这样的数字是不允许出现的，要写成6个番茄时间。如果预测时间超过5到7个番茄时间，那么这个活动就太复杂了，需要将它分解成几个活动，分别计算它们的番茄时间，并在“活动清单”上将它们记录下来。记住以下法则：如果任务预计要花超过5到7个番茄时间，将它分解开来。这样一来，活动的复杂性降低了，预测的准确性提高了。如果把活动分解成增量的形式，那么它比只是简单的细分活动的效果要大得多（增量活动每次都能产生一点价值）。如果一个活动所花时间少于一个番茄时间，比如打电话给劳拉邀请她参加热力学研讨会，或者打电话叫马克归还笔记本电脑，我们可以将这些活动放在一起，凑够一个番茄时间。请记住以下法则：如果活动预计所花时间不够一个番茄时间，把类似活动累积起来。所以，碰到不用一个番茄时间就能完成的任务，我们有以下两种方法：

·从活动清单中找出性质相同的任务，把它们累积起来凑够一个番茄时间。

·把任务放一边不做预测，等你填“今日待办任务”工作表的时候再将它和其他任务凑在一起。

在选择方法的时候，记住“活动清单”的其中一个功能就是帮助我们选择填入“今日待办任务”工作表的活动。如果要处理的任务相似或者互补，那么选择第一个策略；如果任务没有做预测，那么选择第二个策略：将它们放一边，之后再凑在一起。不管哪种情况，“活动清单”的有效任务越多，挑选策略就越简单，将不同任务结合起来也就越简单。

表2-19：活动预测时间少于一个番茄时间

活动清单上如果有任何修改，可以用上铅笔和橡皮擦。

可用的番茄时间

在你对每项活动做出预测后，将要做的活动整合起来，确保它们总共所花的番茄时间在一天内可完成。

将一天可用的番茄时间记在“今日待办任务”工作表上，这个简短的任务通常在你列出要做的事情前就要完成。如表2-20显示，7月12日，露西只有8个番茄时间可用。她需要将那天要做的任务挑出来，如有必要，将一些任务在“活动清单”里凑一起。请记住以下法则：如果活动预计所花时间不够一个番茄时间，把它们累积起来。将这些活动按优先次序列在 “今日待办任务” 工作表上。在每一项任务后，按预测的所需番茄时间画小方格，一个方格就代表一个要花的番茄时间。

表2-20：预测所需番茄时间

如果所有活动的预测时间加起来超过8个番茄时间，就没有什么意义了。如果预测的番茄时间总数比实际所有的总数多了，那么我们只有在结束所有计划后才能使用剩余的番茄时间。这时候，你可以从“活动清单”挑选其他活动填满额外的时间。

可能出现的情况

和平时一样，定好定时器，开始列表上的第一个活动，每当定时器响起就在相应方格上画上一个“×”（如表 2-21）。

表2-21：第一个预测番茄时间和完成情况

如果你在预测的番茄时间内刚好完成任务，就将这项活动划掉（如表2-22）。

表2-22：在预测的番茄时间内刚好完成的活动

如果你完成任务的时间少于所预测的番茄时间（高估的误差），完成后将任务划掉，不用管后面的方格（如表2-23）。

表2-23：高估预测时间

如果你预测的番茄时间不够用，需要额外的番茄时间才能完成手头任务（量性低估的误差），你可以参考以下两种方法：

·继续手头上的工作，在相应位置画上“×”，不计入新预测。表2-24·就是额外使用一个番茄时间完成任务的例子。

·在相应位置做出新预测，画在已完成的番茄时间后，用不同颜色或形状表示。通过这种方法，你标明了做第二次或第三次预测的需要并证实了相应的误差（如表2-25）。

表2-24：低估预测

表2-25：第二次预测

如表2-26，你能看到，露西花了4个番茄时间做总结，其中有3个是在第一次预测的（低估预测），另一个是第二次预测的，但第二次预测，她预测了两个番茄时间（高估预测）。

表2-26：在第二次预测的番茄时间内完成任务

活动一般不会超过7个番茄时间（法则：如果任务预计要花超过5到7个番茄时间，将它分解开来），所以之后的预测一般不超过三次。如果有活动需要第三次预测，我们应该重新认真考虑这些活动，明白为什么做这些预测是这么复杂。

记录预测

介绍了量性预测的概念后，报告的目标可以更复杂些。新的目标包括以下几个方面：

·计算预测的准确度，分析每项活动预测所花时间和实际所用时间之间的差距。

·明白哪些需要多次预测（第二次或第三次预测）。

到了这步，记录表要稍作改变，根据具体情况，生成的报告可以包括预测、实际时间和误差这类信息。有两种方法将以上信息可视化（如表2-27和表2-28）。

表2-27：只做一次预测

有许多种方法可以呈现你要的结果。报告的复杂性不会大，你可以直接从记录表获取数据，然后做点简单的运算。计算越复杂，你就越想用上数据库、电子表格和其他特别的软件。请记住，记录活动越简单越好。提高量性预测准确性的首要目标就是防止第三次预测的出现，控制整体误差。其次，就是防止第二次预测的出现，将整体误差控制到最小。最后，将第一次预测的误差减到最小。

表2-28：第一次和第二次预测

不停地探索

不是所有活动的时间都能被预测。在一个新项目或者学习活动开始的时候，花些时间探索有益无害。这些探索包括搜寻新资源、明白你要学习或者参考的文本的结构以及更清楚地定义你的目标。在探索的过程中，时间箱这个方法值得一试。给探索设置番茄时间，当时间到了，你可以做工作计划或者开始一项活动，又或者你可以继续探索，这取决于你究竟想走哪个方向。