个人管理四步骤

虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的实施计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二类事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。

以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：

确认角色　第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿、大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶、或者表堂兄弟姐妹等等。然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。

你不必想得太复杂，好像在确立终身志向一样，只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要专注的领域即可。

我在下面举了两个例子，总结不同的人在工作生活中所扮演的一些不同角色：

选择目标　第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事，作为你选定的目标（见图5-5）。

图5-5　周计划中19个重要目标

这些目标中一定要有几个第二类事务，最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。即使你还没有撰写个人使命宣言，也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的，并为每个角色确立一或两个目标。

安排进度　第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言，那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天（或根据自己的信仰、生活方式、工作安排选择其他某个适当的时间）是进行个人思考和制订个人成长计划（包括周计划）的理想时间，因为这时候你有充足的时间思考，反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。

如果你给自己定的目标之一是通过锻炼，增强体质，那么就可以安排一周三到四天，每天一小时的锻炼，当然也可以安排一周七天，每天锻炼一个小时，以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成，有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧？

确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。或者将它列为一项重要活动，或者列为一个特别约会。你也不妨查看一下自己的年历或月历，看一下是否有什么事先定好的约会，并根据自己的既定目标确定这些约会是否重要。如果你决定履行这些约定，那么就为它们安排具体的时间，如果你认为它们无关紧要，那么取消就好。

表5-2的周计划中的19个重要目标大都属于第二类事务，请注意看对它们的时间安排以及具体的行动计划。此外，请留心标有“不断更新”字样的方框，这里列举的都是如何从四个最基本的层面让自己休整、充电和更新，关于这一点我们还将在后面的第七个习惯中详细探讨。

即使为19个重要目标中的每一个都安排了具体时间，日程表的右侧还留有很多空白让你去安排别的事情。这种以周为单位、以第二类事务为中心的日程表不仅能让你做到“要事第一”，还能让你有充分的自由和灵活性以应付突发事件，让你在必要的时候改动约会时间，让你从事一些联络感情和与他人交往的活动，让你享受到自发的乐趣。你会感觉很踏实，因为你知道自己已经安排好了一周的要务，照顾到了工作生活中的每一个重要领域。

每日调整　使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

当你每天早晨审视自己一天的日程安排的时候，你会看到，由于内心的平衡，自己已经为角色和目标进行了合适的优先排序。这种日程安排是灵活的，是右脑运作的结果，是建立在自己对个人使命的认识的基础上的。

表5-2

图5-6　规划长期目标

图5-7　规划每周目标

你也可以运用第三代时间管理方法中的A、B、C或者1、2、3来为每天的事务排序。在周计划的框架下，这种按重要性优先排序的方法可以让每天的事务安排有所侧重。

但是如果在为这些事务进行排序之前，不知道具体的事务同个人使命之间的关系，不清楚这些事务同人生各个领域的平衡之间的关系，那么优先排序只能是徒劳无益。

从以上的实例，你是否已心领神会这种做法的可贵之处？依据我个人的心得，以及许多人受益的情形，我深信这种做法确实不同凡响。