第1部分　你的思考方式 英

主要观念

让你个人的整理术符合你的思考方式，是很有道理的。若不这么做，就会不小心破坏了你向前迈进的最大努力。

以下有11个原则，构成整个整理术的大架构：

支持概念

整理你的生活，尽量避免用脑过度

你的生活中充斥着各式各样的东西，争相吸引你的注意力。无论你是否察觉，你的注意力总是从一件事物，游移到另一件事物，再到另一件事物。信息会不断迎面而来，因此千万别想要注意到你接触的每一样东西。你反而应该设法整理你的生活，以尽量避免用脑过度。

“信不信由你，我们大脑运作的方式，是我们要让生活有条理时，会面临的最大挑战。坦白说，我写这本书不是在教你什么规则，规则一定会绑住你的。我的原则，只是要提出新的构想、选择和工具，让你可以设计出适合自己的整理术。”—梅瑞尔。

用脑过度最严重的状况，就是我们想要决定哪些事要记得、哪些事要忘掉。人脑非常善于“注意”，但非常不善于“记忆”。注意身边发生的种种事物，最主要是一种生存机制，而我们无时无刻不在警戒—无论我们是否察觉到这点。当你注意到某件事情，它便会进入你的短期记忆。如果你不进一步去注意，那段记忆将会被新的事物覆盖。你的短期记忆一次只能记住5至9件事情。无论是哪一种整理术，其中一大关键都在于，设法有效地将事物从你的短期记忆中挪出，安全地存放于未来能够存取的地方。如果你能着手建立一套方法，借以持续做好存放的工作，自然而然地，压力就减小了。你可以减少用脑过度的情形，也因此感到更有生产力。

以最快的速度挪出脑袋里的事物

这应该是任何整理术的重点。能够愈快挪出短期记忆中的事物，转存于可搜寻的数据库，你就会感到愈有条理。智者很早之前就明白这点。

大师观点

“一名记者和爱因斯坦一同出门散步，他跟爱因斯坦要了电话号码，以便日后可以询问其他问题。爱因斯坦欣然同意，然后走到电话亭，拿起电话簿，查到他的号码，然后念给那位记者听。爱因斯坦说了以下的话，来响应记者的错愕：‘既然电话簿里有，我为什么要记我的电话号码？’是啊，我也怀疑这个故事的真实性，不过这个故事很有趣，也说明了挪出脑袋中事物的必要，这样你才能把心力放在重要的事情上。”

—梅瑞尔

千万不要一心多用，这样比较没有效率

今天每个人都希望能一心多用，但人脑天生就不适合做这种事。道理很简单，当你一心多用，就会有碍大脑将信息置入短期记忆的能力。无论你多么努力去找理由，一心多用都会减损你的效率。

要记住事情，你必须将它从短期记忆，转移至长期记忆。研究这个过程的认知科学家，将此称为“编码”。多数人都会试图以反复念诵，来为某件事进行编码—科学家称之为“排练”。生活要过得更有条理，你需要更有效率的编码方式，因为反复排练的速度缓慢，也容易招致各种各样的潜在问题。

运用故事来记忆重要的事情

原来，如果你将一项信息与故事结合，会更有可能在之后回想起来。难忘的故事可以当作生动的钥匙，让你在日后打开长期记忆，忆起事实，这是因为事实本身通常枯燥乏味，而故事则带有色彩、动作、人物、画面和情感。大脑非常善于记住和故事相关的心智图像。换句话说，绝佳的故事会把事实置入情节之中。

“当然，要更有条理，就必须将信息片段以方便使用的顺序储存起来。要将这些片段排列出顺序，则需要将之编码，并正确地回想。你的大脑不想要回忆片段的信息，而是想回忆编成故事的信息。因此，想办法将事实置入故事之中，是让生活更有条理的不二法门。”—梅瑞尔

如果你在试图替特定信息片段编码，并存入长期记忆之前，能够预先设想，预期你之后会如何应用这段信息，便可将之整合进适当的故事中。虽然实际上你可能无法每次都精确预估，哪些故事会适用于未来的情况，不过这还是值得努力的。现在你只要记得，生动的故事有助于日后回想，然后赋予信息一些易于回想的情节。

寻找更新、更好的做事方法

人脑除了会做短期与长期记忆的转换，它还不喜欢另一件事，那就是有太多选择，无论选择的是大事还是小事，太多选择会让我们无力招架，而使我们回复“原始设定”选择，就算那些选择是在多年前截然不同的环境中所作的。

大师观点

“想出整理术来弥补大脑天生限制为什么如此重要，道理就在这里。我们想出的整理方法，应该要挑战我们对于”要做什么“和”为什么要做“的假设；要强调过滤掉琐事、专心于要务上的重要性；并且要针对现今世界迅速变迁的需求与机会，善用最适合各项工作的工具—无论是纸本或数字的工具。比方说，我就认为，许多我们过去想要记在脑中的信息，大可外包给因特网。”

—梅瑞尔

知识不是力量，分享知识才是

“从整理的角度来看，世上的每件事情都是错的。我们安排工作的方法没有条理，我们永远没有充足的时间，来做每一件我们认为必须做的事情。我们觉得自己总是左支右绌。说好听点是乱无章法，说难听点是一败涂地。”—梅瑞尔

以下举例说明：

■我们工作为什么是从星期一到星期五、每天朝九晚五、一周40个小时？这源自工业革命时代，人开始到工厂工作，必须于一定时间内有效运作。所以如果现在你不是在工厂里上班，又何必服膺一周工时40小时的概念，徒增交通阻塞和压力？

■学校为什么还要放暑假？以往推行这个制度的目的，是要让农家子女可以帮忙收成。但如果你不是务农的，何不趁其他人上学时带你的孩子去度假，这样你想去的地方就不会人挤人了？

■当初发明汽车的目的，是要让人可以随心所欲地，在任何时候去他们想去的地方。那么我们为什么要浪费那么多时间困在车阵中，更别说依赖外国供油和地球变暖等问题了？

社会并未理出有效的秩序，而同样地，大家对于知识的想法也有了改变和进化。曾经知识就是力量，如果你具备特定的知识，那你就拥有了真正的竞争优势，所以每个人都致力于丰富自己“独一无二”的专业知识。但今天，如果你分享知识，而非试图藏私，你将会远比现在更成功，压力也不会这么大。这就是网络产生的结果。如果一个人具备特定知识，他可以尽全力加以应用，但若有一群聪明的人齐聚一堂，愿意贡献和分享各自的知识，那么这群人的成就将不可限量。在现今环境中，分享知识才会让力量快速成长，藏私是做不到的。

规划要依照真实的限制，而非自以为的限制

我们每个人都会有各自的限制，让我们无法有条有理，迈向成功。这些限制可能是：

•生理的—来自于我们真正的先天局限；

•心理的—承袭自我们觉得有影响力的人；

•强制的—来自于社会规范。

生活要更有条理，你必须更懂得务实地看待限制。你必须更懂得判断哪些是真正的限制，哪些是你自以为的。明白这两者的差异很重要，因为这样才能：

■避免浪费时间与精力，去克服根本不存在的限制。

■避免浪费时间与精力，去做几乎不可能创造出正面成果的事情，因为真正的限制会使得一件事情不可能做到。

诚实面对自己，但不要过于主观

我们每个人都不太善于判断我们真正的限制，因为我们见树不见林。换句话说，我们的限制看来是那么真实和确切，使得我们难以从实际的角度，客观评估自己的能力或环境。这就是为什么寻求他人协助，客观评估我们真正的限制，会这么重要。

下列对象都可以针对你真正的限制，提供诚实的意见：

•你的同事、同业或主管；

•你的老板或部属；

•你的挚友、同事和导师；

•你的另一半。

明白何时该忽略限制

在你深入了解，找出你的限制所在之后，便可决定其中哪些要努力突破，哪些又要认了。

比方说，无论你怎么整理你的生活，你每天能用的时间不会超过24小时、每星期就只有7天。你的时间终究会花完，因此这对于你要达成的事情，是无法打破的限制。如果过分担心这些限制，就无法理性思考，而让你身处的情境每况愈下。

“然而，找出你的限制，并据此来规划生活，并不是没有风险的。你有可能会在上面花太多心思，也看得太重。就算你的限制确实存在，且不是你所能掌控，也不代表你就该放弃手边的工作。一旦放弃，便没有空间容纳新的想法、体验和结果。但要怎么知道何时可以忽略限制？你可以拿你的资产来衡量，包括你的技能、可用资源及可获得之协助。你也可以考虑下列风险：如果忽略这个限制，最坏的情况为何？当你考虑到这点之后，那么恐惧大概就会是所面临最大的限制，而恐惧往往是最可以忽略的限制。”—梅瑞尔

知道目标在哪里，以及该如何达成

目标是限制的反面，当你明确界定出所要前往的目的地，便拥有可用以整理信息的架构。你会有一套标准，借以评估孰重孰轻。当你非常清楚自己想要达成的目标，便比较容易变得更有条理。事实上，你的目标愈明确，不仅愈容易达成目标，也愈容易评量你的进展。衡量成败的标准，也因此变得清晰可见。

要决定目标，通常可以归结成思考以下3到4个问题的答案：

■即使牺牲所有其他机会，我也想要达成的目标是什么？

■我为什么非得达成那个目标不可？

■若无法达成目标，会产生什么后果？

■我必须采取哪些行动以达成目标？

达成目标的方法要保持弹性

知道你想要达成的目标之后，如果还能对于所要达到的成果保持一些弹性，会很有帮助。保持弹性的好处在于，如果你的A计划未能如预期奏效，你会愿意寻找替代方法来完成你想达成的目标。

另外，如果在通盘考虑过目标与限制之后，能够先静下心来厘清思绪，再展开行动，也会有所帮助。这个时机既可检视实际情况，也能听一听自己的直觉怎么说。在这个阶段，必须思考以下几个关键的问题：

•从要达成目标所需的所有努力来看，这个目标是否值得我去追求？

•我可以把一些必要工作交给谁去做？

•我该请谁助自己一臂之力，来达成我的目标？

制定重大计划的时候，必须作许多决定。有各种各样的理由，使我们通常不怎么善于作决定。为弥补这一点，你可以尝试实行以下策略：

■向你重视其意见的人请教，和他们畅谈你的想法，请他们找出你忽略掉的任何限制。另外也要请教他们是否看到，你有错误的逻辑或个人偏见影响你的决定。看他们是否能让你的决定更周全。

■想象你实现目标时的情景。处在你的想象中一段时间，看看感觉好不好。

■做些研究，搜集更多实据。看这些新获得的数据，对你的决定是加分还是减分？

■列出你想法的优缺点，依据其重要性排定先后顺序。

■把你的思考逻辑写下来，放个几天。然后回头读一读你之前写的内容，试着挑战自己的假设。让你的潜意识在背后运作，想出更好的建议，或是凸显你当初思考作决定时轻忽的缺点。