第3部分　根据21世纪的挑战来整理生活 英

主要观念

要在今天做到条理井然，最好尽量减少会让你分心的事物。别想要在工作与生活之间达成理想的平衡，因为那是不可能的。反之，要将你的生活和工作整合在一起，这样就能让自己的精力和脑力完全发挥。在这方面，要记住3项关键原则：

支持概念

做注记，以便之后转换情境

每当你原本专注于一个主题上，后来心思转移到另一件截然不同的事情上，就是在转换情境。只要情境转换了，你的大脑就会设法将短期记忆里的东西移到长期记忆，挪出空间给新的信息。这对大脑来说是很辛苦的，因此在转换几次情境之后，你就会觉得心力交瘁。要解决这个困扰，就要在你的行事历中整合进许多注记，这样只要转换情境，都可以马上开始进行。你的注记能让你快速且有效地进入状态，不会坐在那里思量自己要讨论什么事情。

如果能尽量排除令你分心的事物，也会有所帮助。必须专心时，就把电话关掉；只在休息时间检查电子邮件，不要每次收件夹通知有新进邮件就去查看。找出经常冒出而害你分心的事物，把它们彻底排除。

将情境类似的事务合在一起

另一项有用的策略是，将情境相同的事务集合起来，一并处理。在你规划一天行程时，尽量将情境类似的会议接续安排，不要强迫心智一直换档。当然，不是每次都可以这么做，但如果可以选择，尽量将情境类似的会议排在一起。而情境较单纯的会议，可以排在比较晚的时间，那时你的精神可能比较疲惫了。

要小心，不要毁了自己提升效率的努力。与其一直查看新进的电子邮件，不如将电子邮件设置成，必须手动按接收/传送的按钮，这样便可全神贯注于你正在做的事情上，需要休息一下时再去查看。同理，如果你的工作环境是在小隔间里，同事可以随意走来走去，可以考虑放个写着“赶工中，请勿打扰”的牌子。把牌子放在显眼处，然后戴上耳塞或是用你的iPod听音乐，隔绝外面的噪音。在工作期间，要尽量避免不得不转换情境的状况。

一定要让大脑偶尔喘口气，你可以休息片刻，想想完全不一样的事情。这些休息时间可以提神醒脑、振奋精神，这样可以提高你的生产力，不会让你的生产力降低。真正的诀窍在于，要把休息时间当作达成杰出工作成果的奖赏，而不是用休息来完全逃避工作。

把工作和生活整合在一起

许多整理术都在谈论，如何长久取得“工作与生活的平衡”。这通常是代表想要少一点工作、多一点生活。在现今高度竞争的世界，其实没有办法这样。比较理想且实际的目标是，想办法将你的工作和你的生活合而为一，既能减轻压力，又能提高生产力。换句话说，应该努力让你的工作和兴趣同步。要怎么做到呢？

■别再把工作和生活，视为可以完全分开来的两件事，它们是分不开的。要接受现实：有时你必须做很多工作，有时你可以尽情玩乐。两者可以共存于你的行程表之中，不是彼此排斥的。

■建立能让你整合生活与工作中各个重要事项的行事历，让大家视各自的需求去存取，不要刻意在工作和生活之间画出界线。

■当工作比较空闲的时候，就在工作时间之中排出个人的时间。利用这个机会为自己充电，工作起来会更省时省力。

■要乐于在必要情况下，在工作时间之外处理公事。设法把你该做的事情分成适当的小部分，排到反正没做什么事的空档时间。

■度假的时候，要作决定—你要查看讯息，还是要把工作完全抛开？无论你作何决定，都要让别人知道，并依此去做规划。

■如果你必须赴国外出差，一定要安排足够的时间去运动、休息，以及和家人联系。

■每天都要安排时间，把一些事物从脑子里取出，放进你的信息留存系统。

■巨大且出乎预料的挑战将会偶尔冒出来，要务实地看待。要预料到，自己会因为压力而犯错，所以就饶了自己吧。在艰难困顿时，加强筛选就变得很重要，这样你才不会无力招架。压力高涨时，要运用你所构思出的工具，来处理信息超载的状况。

大师观点

“我提供了21项整理原则，有些可能很适合你运用，有些则没那么好用。无论如何，我想要鼓励你，现在就把这些原则应用到你的生活上，至少应用其中几项，看看哪些最符合你当前面对的挑战。当然，并非我的每一项整理原则，都适用于你面临的每一项挑战。但我敢说，至少有一些会在特定时间，符合你特定的挑战。整理你的生活，让自己有空间充分体验生活。没错，要有条理，并且让生活保持井然有序，需要付出心力。但我可以保证，你的付出绝对值得。”

—梅瑞尔