第2部分　诀窍、技巧与策略 英

主要观念

今天，坊间有不少绝佳的工具，可以帮助你做到条理井然—包括智能手机、云端运算等。你必须不断找出更有效的新方法来使用这些工具，作为你整理的助力。在这方面可以应用以下7项原则：

支持概念

不要整理信息，要学会搜寻信息

在过去，如果有人寄给了你一份备忘录而你想保存下来，你大概会：

•印个3份；

•至少收进2个牛皮纸档案夹，放入档案柜；

•把备用的1份放进活页夹，以防万一。

今天，那份备忘录大概是以电子邮件的形式寄送，而你只要将它存入总文件夹，便可抛诸脑后。如果之后你要找这封电子邮件，只要打相关的关键词让计算机搜寻即可，存盘在哪里并不重要，搜寻就可以找得到。

事实上，你甚至不必将信息归档到你个人的计算机里。当前计算机业的发烧话题是“云端运算”，基本上，这表示服务和软件工具，可以透过网络浏览器提供给你。你不必把信息存进你的计算机，而是可以存在云端，然后使用任何可以上网的装置，随时取用。

搜寻信息是新整理方法的基础。前几代的方法花了许多时间与心思，去研发信息储存系统，让人可以在需要时重新取得相关信息。大致说来，这些方法和系统如今都已过时。只要善用科技，你现在应该可以依照以下原则来整理你的生活：用电子形式储存的信息，你绝对都可以搜寻到。

大师观点

“你把那封电子邮件存在哪个档案夹或文件夹，其实无关紧要。事实上，我认为你根本不必把邮件存入文件夹，只要利用一些总文件夹，就可以整理你计算机里所有的档案。在计算机执行搜寻，就能找到你需要的电子邮件或档案，所需时间大概和你把椅子推到档案柜的时间差不多。就算备忘录并非以电子邮件寄来的，你也可以加以扫描，把数字文件存入计算机或云端，需要时再搜寻即可。换句话说：要在信息时代生存与茁壮，就要懂得搜寻。”

—梅瑞尔

只记必须记住的东西

搜寻的便利性，已大幅改变了你应该采取的整理方式，无论在事业或生活方面皆然。我们可以将搜寻分为两种类型：

■桌面—也就是使用你计算机操作系统中内建的搜寻工具。你也可以使用免费的Google桌面搜寻工具（desktop.google.com）。使用了这些工具，你把档案存到哪里都没关系。你甚至可以乱无章法、随意地储存档案，因为之后只要使用搜寻功能就能找到。

■网络—也就是使用Google等搜索引擎，在任何连上因特网的服务器或计算机上，寻找你所需要的信息。Google等公司已成长为市值数十亿美元的大型企业，所凭借的就是提供免费、无所不包的搜寻功能，而你应学习如何充分利用这些世界级搜索引擎提供的一切功能。

既然找到信息在今天比以往更为容易，因此要让生活有条理的关键挑战，也有所转变。你的整理术不必再选择性地思考该储存哪些东西、用什么方式储存，反而必须依两种不同的活动来建构：

筛选—判断哪些信息要记在脑海，哪些信息最好以电子方式储存，供日后搜寻之用。

复习—经常修订和唤起记忆，让你不可不知的重要信息，能够鲜活生动地留在脑海。

一定要把大块分成小口

一套符合今日环境的整理术，必须是一个符合下面要求的搜索引擎：

■依照你的目标来设定筛选标准，会挑出与目标相关的信息，存入你的系统之中。其他信息一律排除，避免信息超载。

■掌握了重要的信息之后，接着你就得加以判断：这是你必须记在脑中的东西，还是你想放在手边，有需要时再搜寻的信息。

■那些你不需要记在脑中的信息，就可以存在云端或计算机里。这不需要复杂的筛选或分类方法，以后有需要时再搜寻即可。你甚至可以把信息整理成电子邮件寄给自己，储存在收件箱里供日后搜寻。

■对于你需要必须记在脑中的信息，就必须把它分解成较小、较易记忆的部分，以便个别处理。

■接下来要每星期安排一段时间（如有必要也可以每天），专门用来回顾及唤起你不可不知的关键信息。反复地复习信息，一方面能让你更专注于目标之上，一方面也能增添你的信心，相信自己日后在必要时一定能想起这个信息。

每周排出时间来回顾关键实据

你每天或每星期都该投入一些时间，专门用来回顾与目标相关的关键信息，而这些信息是否为数字形式并不重要。在你把一切信息精简成你不可不知、或必须谨记在心的少数几项实据之后，要排出固定时间来重温这些内容，并真正专注在这些事情上。要记住你必须谨记在心的事，除了复习别无他法。定期且持续地回顾重要信息，会让你觉得更有条理，也更能记住必须谨记在心的事，所以要贯彻到底，确实做到。

提醒自己，世上没有完美的方法

在现今，要在以纸张记录信息和用数字形式储存数据之间求取平衡，最主要取决于个人喜好。会影响这个决定的因素有很多，所以请别以为自己得等到设计出完美的方法之后，才开始行动，世界上没有那种东西。你反而必须认清，你个人的整理术永远是“正在发展中”。最重要的目标是要不断找出瓶颈何在，并随时想出新的方法来突破那些限制。

纸张适合用于下列这些情况：

■你想把脑中的事物挪出并记录下来，以免自己忘掉某个想法；

■你在脑力激荡，要找出解决问题的办法—无论是单独一人或集体构思；

■你想要消化详尽的信息，而且能够在空白处做笔记；

■你收到重要的财务相关信息，必须归档以备运用于税务等方面；

■你握有的是难以替代的法律文件；

■你想实时地快速记下一些事情，但手边没有计算机。

然而在以下这些情况之下，纸张就比较不适合了：

■文件太多没有空间存放，也无法替你的文件制作索引，以便在需要时可以检索；

■你不知道未来在什么时候或什么地方，会需要复制那份文件；

■你所收到的是必须和他人分享的信息；

■你很注重环保。

当然，还有各式各样综合运用的可能方法。你可能会保留文件的纸本，但也储存电子文件备用。也别忘了，数字档案本身也是利弊互见。你可能把所有数据都存在磁盘片，结果发现磁盘片已经被淘汰了。DVD也可能被随身碟或其他更好的储存工具取代。要避免这个问题，你可以运用www.getdropbox.com等网站的工具，把数据存在云端。

如果你觉得，你很难为你个人的整理术，在纸张与数字之间取得平衡，欢迎你成为我们的一员。目前大家都陷在这个过渡时期之中，各种各样的既有系统都还有人在应用。就连最死忠的科技狂也不得不承认，有时纸张才是上上之选。同时，如果你始终抱持鸵鸟心态，不懂得善用不断推出的先进数字科技，似乎也不是什么明智的做法。

大师观点

“我写这本书不是为了告诉你，何时该用数字装置来代替纸张、何时不该，这个决定只有你可以作。我提出的论点更为开阔，就是当你在作这些决定时，别忘了你选取这些信息的目标和目的。要去判断，你最可能在什么时候会需要这些信息、会如何使用、需要保留多久，以及你可能会想和谁分享。接着就要想出一套合理、便于使用的方法，使自己可以持续运用。如果你真的想提升效率，就要挑战自己长久以来整理所接触信息的方式，并且敞开心胸，接纳新的整理方法。”

—梅瑞尔

尽可能应用你已经熟悉的工具

要将你搜集到的所有数字信息，都聚集在同一个地方，这样你才能在需要的时候，找到你想找的东西。要做到这点，最好也最实际的方式，就是运用你已经非常熟悉的一种工具：电子邮件。尤其，你应该将你的电子邮件转变成一段可以搜寻的历史，详载你的项目、兴趣和个人喜好。那么你该怎么做呢？

■上mail.google.com，注册免费的Gmail账号。就算你有公司的电子邮件账号，还是应该另外申请个人的电子邮件账号。Gmail是绝佳的邮件整合工具，也是非常好的平台，可用来组合及储存数字信息。

■Gmail的储存空间相当大（2010年有几GB，未来有可能继续扩增），所以你应该打算永远保留你的电子邮件讯息。其实，你可以利用Gmail来创造可搜寻的历史，记载你读过和做过的一切事物。

■养成习惯把有趣的文章用电子邮件寄给自己，并在主旨键入有助于唤起记忆的关键词。你也应该透过你的Gmail账号，收发所有电子邮件。

■Gmail没有文件夹，所以每一封信都会留在你的收件箱。Gmail可以让你替每一封电子邮件加上标签，这样你便可以区分及浏览和特定标签有关的电子邮件。你也可以在Gmail上设定，让特定对象寄来的邮件，自动贴上你默认的标签。

■你可以在Gmail设定筛选器—也就是会自动应用于你的电子邮件的规则。学会如何综合运用标签和筛选器，你就能设定并追踪你的待办事项表、寄给自己未来重要事项的“提醒信”，还可以追踪自己是在何时收到重要的文件等。Gmail甚至还有一项功能，可以在阅读电子邮件时加注黄色星号或旗帜，作为视觉提示，一看到就知道接下来该做什么事情。 借由将所有个人活动及所搜集到的数据，都集中于Gmail，可以让你做到几件重要的事情。其一是，所有数字的信息皆已集中，因此你只需要到一个地方去找你想找的东西。其次，你的整理术不再仰赖特定机器。你的数据存在云端，如果你的家用或办公室计算机的硬盘故障，你也不必手忙脚乱地重建数据。所有数据都完好如初、安全无虞。

大师观点

“Gmail是近乎理想的平台，可用来整理你生活及工作上的所有信息。Gmail使用容易，而且拥有近乎无限的储存空间；它让你得以迅速搜寻多年来的讯息；它可以整理各种各样的信息，包括工作事项、在网络上随机搜集到的信息、重要文件及联络人等，让你可以随时取用那些信息。此外，Gmail的页面干净利落，正符合我对界面的喜好。Gmail的广告不会突兀，有助你专注于手边的信息和工作。你甚至不必更改电子邮件账号就能使用，Gmail可以让你轻松将其他电子邮件账号合并到一个账号之中。况且它还是免费的，所以，你还在等什么？”

—梅瑞尔

替数字信息加上关键词，方便日后搜寻

一旦你习惯了用电子邮件来整合所有数字信息，你就会开始花更多心力去思考，如何提升搜寻电子邮件的效率。有个最好的办法就是，在寄给自己的信件主旨上，加上关键词。如果你寄给自己一份重要文件的PDF文件，记得加上个关键词。如果你看到有趣的网页，把网页复制起来，用电子邮件寄给自己。在整理的时候加上关键词，日后在搜寻时就会更容易找到。

此外，你也可以考虑将以下3种工具纳入你个人的整理术：

1.Google日历

Google日历（google.com/calendar）是一套在线行事历管理系统，可以搜寻也可以分享。你可以采取各种方式来运用Google日历，提升个人的生产力：

■你可以登记所有新安排的约会，或是接受其他人的邀约，并让这些约会自动新增到你的行事历上。

■你可以在约会上加上注记或条目，之后就可以迅速、轻松地搜寻这些注记来寻找。

■你可以设定重要约会的提醒，形式则可能是弹出窗口、手机简讯或电子邮件。

■你可以用Google日历，发布即将到来的活动、发出邀请并且自动追踪响应。

你可以将你的行事历分享给其他人，这样别人就会知道你何时有空可以安排约会，何时没空。你甚至可以同时设定多个行事历，一个记录工作上的约会、一个记录个人的活动，第三个则记录要和另一半或家人共度的活动。Google日历使得这些行事历运用起来既简单又方便。

大师观点

“Google日历能够有效协调由许多人参与的活动，如团队或团体活动。你孩子的足球队可以在共享的Google日历上张贴赛程，如果你是Google日历的使用者，就可以将赛程表加入你Google日历的行事历中，这样所有比赛都会显示在你Google日历的主窗口中。就算你没有使用Google日历（虽然我希望你现在至少已经在考虑了），只要点网页链接，也可以在你的浏览器上看到那张赛程表。”

—梅瑞尔

同样地，要让Google日历之类的工具发挥最大效果，就要将所有行事历都整合到这一个地方。当你或其他人在行事历中加上约会，你可以在该约会上加注，让自己了解相关背景。注记内容可以包括会议的主题和目标、会有哪些人参加，以及其他与会者的背景等。如果你聪明又善于整理，你还会将你想在会议中使用的所有其他信息，加进会议注记中。如果你在和具影响力的人会面时，能在对话中，不经意地提及对方的个人兴趣、配偶名字甚至生日，就能提高对方给你正面响应的可能性。只要使用Google日历来追踪你的约会，以上种种都有可能发生。

2.Google文件

Google文件可以让任何人使用任何一种网络浏览器，来建立文件、电子表格、简报和表格等。建立了新文件创造之后，任何你邀请来参与的对象，都可以和你协同作业。

这种工具有种绝佳的运用方式：

■在开会时，可将内容打成Google文件的文本文件，当作是笔记。

■给予每一位与会者编辑权限，这样也能留下他们的电子邮件账号，以利后续作业。

■如果会议室有投影机可以使用，就连上投影机，让每个人都能在撰写笔记的同时看到内容。如果没有投影机，与会者也可以在笔记撰写的时候，从他们个人的笔记本电脑实时看到内容。

■现场就可进行修改及澄清。

以这种方式利用科技，每个人都能一起撰写会议记录，也都能跟上当前讨论的话题。因为每个人都能随时随地存取同样的信息，所以Google文件自然可用来整理及管理大型项目。

Google文件也有助于留存往后你可能会要使用的在线信息。多数人会把自己想再看的网页加入书签，但时间一久，那么多书签就会变得一团乱。你也很难将你在笔记本电脑、家庭计算机和公司计算机的书签同步更新。使用同步服务（如www.xmarks.com）固然可以做到这点，但没过多久，书签列表往往会变得庞杂，效用便大打折扣。要留存在线信息，比较好的办法是把网页复制，贴在Google文件的文件上，然后用电子邮件寄给自己。在做这件事的同时，可以加上有助于日后搜寻的关键词。

3.Google阅读器

Google阅读器（www.google.com/reader）是一种运用简易联合供稿机制（RSS）的阅读器。实务上来说，RSS是一套标准化的系统，只要网页、博客文章或新闻头条更新，就会立刻通知你。与其定期造访网站去看有什么新内容，不如订阅RSS，再用Google阅读器掌握新信息。在Google阅读器中的文章都有附上链接，只要点一下，就可以链到完整的文章或对象了。

大师观点

“因为信息对于生活能否有条理，有着至关重要的影响，所以我鼓励你开始考虑建立你自己的平台，也就是你自己的一套方法，来整理不断在增加的信息。你现正使用的平台哪里不合用？在哪些方面受到限制？在哪些方面可以改进？我不是要你完全照我的方法去做。但依我看来，前述的平台最适合我们大脑的实际运作方式，也最适合我们今天所处环境的实际运作方式。在你开始使用的同时，最好也要改变你对搜寻的看法，因为搜寻对于整理信息至关重要。搜寻不应只是用来找别人张贴在因特网上的东西，还应该整合到你运用手中信息所做的每一件事之中。要在事前就把搜寻纳入考虑，不要事后才想到要用搜寻的方式。有需要什么，就去搜寻，就比较不会杂乱无章。毕竟，搜寻是生存的必要元素。”

—梅瑞尔